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3-3 附件設定

 附件設定用來設定不同申請類型所需要的附件。因為系統除了申請(報名)表之外,其他的申請資料皆採用掃瞄上傳附件的方式。 所以需要設定不同申請類型所需要的各種附件名稱。說明如下:

一、附件種類:

附件分個人與團體兩種類型:個人附件是每件申請案都必須分別上傳的附件,例如個人施測紀錄。團體附件則是整個送件單位只需上傳一份,例如團體名冊。
備註:報名項目設定若採用[複製]的方式產生會連同該團體名冊一併複製。

 

注意事項:系統預設就已經有團體名冊上傳的位置了,所以團體名冊不需增加設定。只要設定除團體名冊以外的團體附件即可。

 

二、設定方式

1.附件上傳的方式讓系統很有彈性,相關專家及專業人員可以依專業決定增減申請項目所需繳交的申請文件數量,卻不需要去更動系統設計。

2.該報名類型附件設定完畢後如果下次同要類型之報名除非有更動附件之名稱與格式,否則不需重新設定。

3.附件格式不限制,設定請參考以下說明。但需注意網頁只能呈現表單文字內容以及圖片。學校在列印或瀏覽報名表件(PDF格式)時若附件為圖檔系統可以將報名表單內容與圖檔整合在一起成為一份完整的報名表件,但若附件採用非圖檔格式如doc(Word)或xls(Excel)等,系統在列印或瀏覽時只能以連結的方式呈現附件。所以將來收件、初審以及正式審查人員都需要不斷開啟關閉WORD或EXCEL等文書程式(例如該生總共上傳了30份WORD檔附件,那麼單就該生就需開啟並關閉30次WORD檔案。基於上述理由當附件數量非常少,才適合開放上傳非圖檔格式。

4.附件分個人與團體兩種類型:個人附件是每件申請案都必須分別上傳的附件,例如個人紀錄。團體附件則是整個送件單位只需上傳一份,例如團體名冊。


  特別注意!附件設定一定要在開放申請(報名)前正確設定完畢。如果報名後修改附件,那麼修改前已經上傳的附件將受影響。
        
欄位說明如下:
1.排序:因為附件可能不止一種,排序決定二種以上附件出現順序。
2群組:若有群組(譬如二選一、三選一)之文件需設定,同一申請類型之全組名稱不可相同。若沒有群組,不可以設定。

3.
名稱:自訂,啟用後除非是同一附件才可更名。例如鑑定證明更名為鑑輔會證明文件。但不可因為要新增身障手冊附件就直接將鑑定證明更名為身障手冊。正確方式建議是先取消鑑定證明之啟用,再另行新增一筆新的名稱為身障手冊的附件。

4.
格式:採用附檔名,例如若填入jpg(小寫即可代表大小寫都適用),則該附件僅允許上傳.jpg或.JPG格式的檔案。若同時准許上傳jpg與png格式的檔案需填入jpg|png也就是在格式間用|分隔。請注意,若該項申請需列印(系統預設採用pdf格式),只准許使用jpg格式。若開放其他格式,下載列印申請文件時無法正確顯示圖檔,但可以正確瀏覽。
5.啟用:若之前同一類型的申請項目原來規定的上傳附件已經變更,系統僅允許取消啟用,不允許刪除。因為若刪除之前(例如去年的送件)已經審議過的申請將找不到歷史該附件記錄。
6.訊息:更新資料後系統會顯示是否更新成功。