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10. 承辦單位準備事項

 e化是資訊單位的職責,非常歡迎同仁利用各種e化系統來增進行政效率。不過e化只是把原本紙本工作轉移到線上處理而已,原來的業務工作仍須業務單位上線處理,說明如下:   

       就像現在絕大部分的人日常都利用Email取代一般紙本信件了。但Eamil後仍然需要您自己寫信件內容,收件人等,您也仍然需要寄信、收信,電腦不會幫您撰寫信件內容
,也不可能決定您要寄給誰。如果原來信件內有附件,您必須想辦法將附件利用掃瞄等方式改成電子格式(這可能是原來紙本不需要的工作),也就是說您需要將原來的紙本作業改成在網路上進行,承辦人員或單位應該熟悉Email之操作頁面,所以不是說利用Email後就不需要作任何事了 ( 甚至於利用Email後可能發生原來紙本所不會發生的問題,例如附件無法開啟,中毒等等,您可能需事先瞭解並有心理準備)。

      e化是一樣的道理,承辦單位須熟悉e化的介面以便能和資訊人員合作去善用e化的優點例如統計與搜尋的功能讓工作更又效率。e化後工作的內容或有變更(甚至如上面Email的例子增加了其他工作,例如需進行對使用單位進行e化教育訓練,提供e化設備等)。
一般來說會e化會更便利更有效率,但事前承辦單位必須完成以下以及其他e化所無法代替的事項。
 
一、提供申請流程與申請表單內容及相關附件名稱等給系統資訊人員:

為適應網路填報,申請表內容可能需稍加修改(將來會需要統計的項目需列入申請表並給予單獨欄位,不需統計的項目則盡量用附件方式上傳)附件需區別必傳或選傳以及允許上傳之檔案格式,另外各種申請決議紀錄內容不同(例如鑑輔會需記錄安置學生安置班別,教助申請需記錄核發時數,交通補助需記錄核給金額),所以也需提供相關紀錄欄位。可以給予資訊人員電子公文草案或實施計畫,因為公文內容必定包含完整表單等相關資訊並可讓資訊人員確認公文上之網址路徑。

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表單設計建議: 
      1.需要彙整的資料一定要在彙整前上線直接填寫掃瞄的資料無法彙整)
      2.需要統計的數據必需是獨立欄位且必須是下拉選單(需提供選單完整選項)
      3.因個資法上路,表單欄位與敘述可能需納入個資法考量
  說明:
       彙整的意思是能幫您整理成Excel等資料
       統計的意思是可以計算數量例如三年級有幾位,至於為何需要下拉選單因為若用開放式欄位對電腦來說3年級不等於三年級會造成錯誤。
       個資法的問題舉例:例如要上傳的附件因為是由學校傳不是由家長傳,家長報名表可能會刪去掃瞄上傳字樣,不過也可考慮保留掃瞄上傳字樣,但文字稍微修改(例如:由學校掃瞄上傳),若覺太多字可在最後統一一次註明附件將會由學校掃瞄上傳等,這樣的概念是要讓家長事先知道繳交的資料會掃瞄上網以免爭議。
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二、上網設定以下等相關事項(詳細內容請參閱本線上手冊前面的篇章):
1.申請資格與對象:例如國小階段、或特定學校,甚至教育局等。
2.申請起迄時間:尤其部分申請有優先順序者,更需註明。結束時間一到,系統會自動關閉。

 
三、建議事項:
1.公文說明:為了減少學校因對於填報內容不瞭解而不斷電話詢問,建議承辦人在發文時將可能產生之疑問直接於公文上詳加說明加註於附件,並將該說明相關文件上傳至網站文件計畫(資料下載)區或發佈新聞公告。
2.規劃行事曆:學校之申請流程例如送件時限、補件或補正時限宜事先規劃並於公文中以提前通知學校注意配合作業。
3.安排工作人員:資訊人員之功能在提供各項業務網路申請介面而非該項業務承辦人員,所以請承辦人參閱管理手冊正確設定系統並事先安排工作人員檢視審查送件資料。您仍然必須上網檢查送件的內容是否符合您的工作目的等等,這些工作量若太大您可能需要聘請工作人員來作業。 
4.辦理教育訓練 (選項) :資訊人員之功能在開發系統供同仁使用以增進行政效率,對於系統之操作資訊人員會製作操作手冊供參考。同仁對於操作手冊若有不清楚之處資訊人員可提供諮詢,惟本市特教業務許多都已經e化,每年牽涉到本市e化系統之常態性說明會或研習場次至少50場次(鑑定安置25場+通報研習10場+十二年安置3場+學前補助10場+資優鑑定2場+評鑑系統3場)這還不包括其他曾經舉辦過或可能舉辦以及將來預定開發的系統研習,況且本市幅員甚廣,部分說明會皆不在市區舉辦往返耗時,資訊人員若參與協助教育訓練並定耽擱了系統開發、系統優化與更新、資料備份以及障礙排除與數據統計分析等正常工作。另外考量系統的操作方式與細節與各項業務本身都有很大的關係,由承辦單位在辦理業務說明會時一併進行教育訓練可以讓承辦單位深入瞭解系統並特別針對自己的業務在系統操作上所必要的調整與細節對使用單位作詳盡且適當的說明,所以教育訓練請承辦單位參閱手冊了解使用者端操作方式後自行辦理。
 
 
以上事項在系統開放後修改可能造成資料混亂,所以請於開放申請前準備並規劃妥當。如此e化作業才能真正發揮功效。