學校特教業務調查
手冊使用說明

手冊每一篇開始是操作圖示,建議必讀。至於每一篇的章節則是常見問題之解答,若未遇到問題可選看。如以下圖示:

學校特教業務調查

1. 系統簡介

本系統依照以下原則建置:
1.步驟簡易:報名步驟完全在單一頁面完成。列印與修改也統一在同一頁面。
2.流程直覺:報名流程依序完成,點選按鈕盡量直覺,不假思索。
3.自動檢核:報名資料會自動檢核避免事後修改的麻煩。
4.資料整合:系統會整合其他資料庫,減少人工資料輸入。

本系統學校端申請流程規劃:
1.送件=>2.補件 (如果文件不齊備) =>3.補正(如果文件內容不正確)

學校特教業務調查

2. 登入方式


請先登入本站  再點選[學校特教業務調查]圖示(如果看不到圖示,請點選左上角[回首頁])

 

 

 

學校特教業務調查

2-1 帳號密碼說明

 一、各校登入網站帳號密碼:
縣市合併前高雄市學校:請以本網站原帳密登入(預設為96年建站時各校通報網帳密)
縣市合併前高雄縣學校:請以通報網帳密登入(以縣市剛合併時100年1月為準)
以上密碼學校登入後可自行修改 ,詳細說明如下:

1.合併前高雄縣學校登入網站請用通報網帳號密碼登入
(以合併後100/1月時帳號密碼為準,若通報網密碼後來有變更過,仍需以100/1月時帳號密碼為準
不清楚通報網帳號密碼請詢問貴單位輔導處室特教通報承辦人

2.國小附設幼稚園因為屬於附設單位需以貴單位通報網帳號密碼(通常由國小部特教業務承辦人保管)登入,若學校通報承辦人不方便直接給予帳號密碼,承辦人可登入本網站後修改本網站密碼後將新密碼提供給學前部。
 
 二、登入後請編輯確認會員資料完整正確(會影響文件列印)

登入後可編輯帳號修改預設密碼。

學校特教業務調查

2-2 網站連不上怎麼辦?

網站連不上有兩種可能:

1.您的電腦網路本身無法上網:當然如果您的電腦無法上網,您必須請廠商或單位資訊人員協助處理。

2.您的電腦網路可以上網但連不上本網站:例如在家裡可以連的到,但在上班地點就是連不到。有少數的電腦可能也這種情形。那麼請修改您電腦網路設定增加我們的DNS:163.32.127.65

 

 

 

學校特教業務調查

2-3 忘記密碼怎麼查?

忘記密碼時可以輸入Email查詢,所以在還記得密碼時,請務必確認會員Email是正確無誤的

 

系統會寄一封信與您確認一下是否真的要重設密碼。

請按一下確認連結網址如下圖

 系統收到您的確認信,確定是您本人要改密碼後才會真的設定新密碼並把新密碼寄給您

 

 利用上述新密碼登入後,您可以去改網站會員資料把密碼改成您想要的比較容易記憶的密碼。

學校特教業務調查

2-4 密碼正確卻無法登入?

1.可能是英文大小寫打錯了:

請留意您的鍵盤目前是大寫還是小寫狀態可以先到記事本打幾個英文字看看通報網帳密不分大小寫,但我們的系統有分大小寫。所以您可能用小寫可以順利登入通報網,但可能您的帳號或密碼實際上是大寫,您可以登入通報網點選學校基本資料察看帳密正確的大小寫。 

2.不要用您的電腦自動記憶的密碼:

帳號和密碼請都自己逐字輸入,不要使用電腦自動記憶的密碼

因為密碼是隱碼,有可能電腦記憶的密碼並不正確。所以請自己 一個字一個字輸入密碼。

3.登入後請過幾秒鐘再點按主選單:

因為登入系統後雖然畫面顯示您已經登入,但其實在其幾秒甚至前幾十秒整個網頁其實都還在跑,沒有跑完(如果您使用IE瀏覽器最下方應該會看到示網頁瀏覽進度還在進行並未完成)。

如果您馬上點選主選單,有可能電腦會無法順利記錄您已經登錄,所以會還是顯示您沒有權限。所以在登入後請等幾秒,讓系統完全跑完整個網頁。

4.瀏覽器請版本問題:
您可以使用Internet Explorer7(IE7)或Internet Explorer7以上版本,但不建議使用Firefox,也不建議使用Google 瀏覽器。

5.不要使用瀏覽器書籤:

有可能您電腦瀏覽器書籤所記下的網址我們目前已經不使用了,請直接輸入網址或在Google或Yahoo等直接搜尋的方式搜尋我們的網站名稱。

6.請清除電腦的瀏覽 記錄

電腦瀏覽記錄有時候也會造成錯誤,請點選IE/工具/網際網路選項/瀏覽歷程記錄/刪除Temporary Internet Files和Cookies

學校特教業務調查

2-5 登入後又立刻被系統登出?

步驟1.請先清除電腦的瀏覽記錄

電腦瀏覽記錄有時候也會造成錯誤,請點選IE/工具/網際網路選項/瀏覽歷程記錄/刪除Temporary Internet Files和Cookies

另外您也可以考慮勾選工具/網際網路選項/瀏覽歷程記錄/結束時刪除瀏覽記錄,避免下次出現同樣問題

步驟2.關閉所有瀏覽器畫面,再重新打開瀏覽器後重新登入,登入後請過幾秒鐘再點按主選單:

因為登入系統後雖然畫面顯示您已經登入,但其實在其幾秒甚至前幾十秒整個網頁其實都還在跑,沒有跑完(如果您使用IE瀏覽器最下方應該會看到示網頁瀏覽進度還在進行並未完成)。

如果您馬上點選主選單,有可能電腦會無法順利記錄您已經登錄,所以會還是顯示您沒有權限。所以在登入後請等幾秒,讓系統完全跑完整個網頁。

學校特教業務調查

3. 調查登記

以課程計畫上傳為例

 

學校特教業務調查

3-1 申請表問題

報名資料分:
1.申請(報名)表區
2.附件區
以下先說明申請(報名)表區可能問題

學校特教業務調查

3-1-1 系統顯示[系統未開放貴單位申請]?

可能是您申請報名目有誤

 

學校特教業務調查

3-1-2 系統顯示[重複報名]怎麼辦?

[重複報名]指的是[報名項目]或[報名類科]重複(例如高中職特教班與特殊學校高職部是報名項目重複;特殊學校綜合職能科與視障按摩科是報名類科重複)。因為有時候不同報名項目或類科依照承辦單位規定已經申請報名某一項目或類科後,不允許重複報名其他同類申請項目或類科,就可能出現錯誤訊息並中斷申請流程。若不清楚對於重複報名的規定,您應該詳閱簡章或與承辦單位聯繫。

有兩種情況可能出現 [重複報名] 訊息:

1.新增一筆申請系統發現上述重複報名情形時:
    如果有這種情形您必須檢查該生是否該報名項目承辦單位是不允許同時申請其他報名項目的。
   

 2.修改申請資料系統發現上述重複報名情形時:
    若您修改申請資料時變更該筆申請的申請項目,例如本來是申請特殊學校高職部變更為申請高中職特教班。當您存檔時系統會去檢查是否承辦單位允許同時申請特殊 學校高職部與高中職特教班,如果允許,系統會視為另外申請新的一筆資料。如果不允許,系統會顯示重複報名同類申請,不允許儲存,這是因為若准許直接變換申 請項目(跨申請區間),系統可能資料會發生錯亂,例如編碼或申請進度發生混亂。
     不過系統會允許直接修改申請類型(例如同樣是申請特殊學校高職部,可以從視障組變更為聽障組)


    

     當出現重複報名的錯誤時,您必須在其他報名與這項報名選擇一項報名。如果決定報名此項目,您可以先取消之前其他報名(當然必須在其他報名允許取消的期限內)。也就是說,除非承辦單位同意開放同時報名同類型的申請項目,否則要變更申請項目或類型時,需先取消報名之前的申請項目或類型。

學校特教業務調查

3-1-3 系統顯示錯誤訊息,無法存檔?

為了避免資料錯誤將來引發更多修改資料與核對資料的作業困擾,系統在您填報資料時就會幫您檢視資料是否正確。您只要依照系統提示,輸入正確資料就可以存檔了。

學校特教業務調查

3-1-4 不只一筆調查怎麼辦?

同一類科的調查是否允許多筆申請不同的調查項目不同的承辦單位規定不同,系統會依照承辦單位之需求設定。若該項目允許或要求重複填報,請點選[調查登記]即可新增一筆調查表。
請注意新增資料不是從[修改列印],修改列印是修改既有資料。

學校特教業務調查

3-1-5 已經存檔,為何沒存成功?

為避免佔線造成網路當機,申請表填寫時間限制20分鐘超過20分鐘內未存檔會被登出系統。建議:
1.填寫申請表前先調查好所需資料:可利用word檔先打好內容。
2.先將必填欄位填好後先存檔,剩下的欄位和附件之後再補充。

學校特教業務調查

3-1-6 同一筆調查不只一筆 資料如何輸入?

 部分調查同一筆調查不只一筆資料,例如異常學童篩選,請點選新增一筆或減少一筆或勾選刪除。

學校特教業務調查

3-2 附件問題

報名資料分:
1.申請(報名)表區
2.附件區
以下說明附件區可能問題

學校特教業務調查

3-2-1 附件總是上傳失敗?

為了所傳附件能在網路及列印中正常顯示,附件副檔名需為.jpg格式
掃瞄前請先設定您的掃描器輸出.jpg格式

如果已經輸入了才發現格式不是.jpg格式,可用小畫家打開另存新檔,存檔類型選擇JPEG(副檔名會變成.jpg或.JPG)。

如果您的電腦看不到檔案的副檔名,請照以下步驟操作便可顯示副檔名

學校特教業務調查

3-2-2 附件需核章嗎?

 ※如果忘了核章就上傳要補章並重傳時, 請學校不要由網路下載列印沒有核章的圖檔去核章掃瞄上傳。 因為上傳網路的圖檔為了避免檔案過大瀏覽不易系統會自動調整解析度, 解析度都不會太大。所以若是忘了核章請學校找出原始紙本核章後再重新掃瞄上傳,這樣可能會比較清晰。
   當然如果學校原本上傳的圖檔很清晰列印出來也很清楚就沒有關係。

 有的附件規定要核章,承辦單位規定要核章的附件就必需核完章再傳。

  ※如果忘了核章就上傳要補章並重傳時, 請學校不要由網路下載列印沒有核章的圖檔去核章掃瞄上傳。 因為上傳網路的圖檔為了避免檔案過大瀏覽不易系統會自動調整解析度, 解析度都不會太大。所以若是忘了核章請學校找出原始紙本核章後再重新掃瞄上傳,這樣可能會比較清晰。
   當然如果學校原本上傳的圖檔很清晰列印出來也很清楚就沒有關係。

 

 

學校特教業務調查

3-2-3 附件可以上傳WORD或PDF檔嗎?

系統對於上傳之檔案格式並沒有限制但承辦單位基於以下理由可能只開放上傳圖檔(不同報名項目承辦單位要求可能不同,以承辦單位之規定為準):
1.資料彙整:所有資料包括報名表、附件將來若需彙整,若允許上傳word或PDF檔,將來整合會有問題。
2.資料安全:word格式是可編輯格式,會有被修改的爭議。
3.瀏覽問題:收件人員、初審人員、審查委員將來瀏覽時要不斷開啟關閉WORD或PDF等文書處理器相當不便。

但是您可以直接把您的WORD格式轉成圖檔,不一定需要列印後再掃瞄。網路上有很多軟體可以把WORD格式轉成圖檔例如可參考這一篇:Paperless Printer 虛擬印表機,就把Word、PDF或網頁轉成圖片(JPG)。或上網搜尋[WORD轉圖檔]。

您也可以直接把您的PDF格式轉成圖檔,不一定需要列印後再掃瞄。
請上網搜尋[上網搜尋[WORD轉圖檔]。

學校特教業務調查

3-2-4 同一附件可以傳多個檔(或一次多選)嗎?

檔案 可以 一次多選

重複動作還可以逐次累加選檔

 

學校特教業務調查

3-2-5 中長程計畫附件說明

 

學校特教業務調查

4. 修改列印

 

學校特教業務調查

4-1 資料修改

資料填寫完畢後若有錯誤可點選[修改]進行修正。

學校特教業務調查

4-1-1 要怎麼知道送件資料是否完整?

請查看資料檢查欄:

1.紅色警示:傳未傳必須補傳。
2.藍色提醒:傳未傳請留意相關規定。

學校特教業務調查

4-1-2 為什麼不能修改資料?

 一、目前進度不允許修改資料

 1.[已收件]或 2.[已初審] 兩種資料沒有錯誤的情況下,學校不能修改申請資料。
在不能修改資料的階段若學校自行發現資料需補充修改,請聯繫收件或初審人員取消收件或將進度改為[需補件]或[需補正]狀態。

 

 

學校只有在剛送件或者是資料有錯誤時才能修改資料。詳細說明:

是否可以修改申請資料,要看在哪一個申請進度階段。只有在1.[完成送件](承辦單位還沒有收件)2.[需補件] 3.[需補正](資料有錯誤需要修改)等情況,學校才能修改申請資料。

二、目前時間不允許修改資料

送件、補件以及補正資料都有時間設定,例如送件時間已經結束,也不允許再修改送件資料。

 

學校特教業務調查

4-1-3 附件要如何更新?

 


學校特教業務調查

4-1-4 自己學校聯絡資料去哪裡改?

  

學校特教業務調查

4-1-5 如何刪除調查表?

為避免誤刪系統只有[隱藏]沒有刪除功能。但效果是一樣的,點選隱藏後承辦單位就看不到該筆資料了。

 

學校特教業務調查

4-2 下載列印

資料填寫完畢後可點選[列印]功能下載列印送件資料或團體名冊(彙整表),是否需列印紙本請依不同申請規定辦理。

學校特教業務調查

4-2-1 列印出來圖檔模糊不清?

可能的原因是您上傳的圖檔掃瞄時的像素太小或格式不符合系統要求。
如果附件列印出來模糊不清,建議您:

1.增加圖檔的解析度(像素)

如果您的原始檔案是A4大小,建議您掃瞄檔的像素寬度介於1024~1654之間。雖然系統不限制您上傳時檔案大小(寬高過1654像素的檔案系統會自動變更為最高寬度1654像素),但我們不建議您上傳的檔案太大,以免傳不上去。但像素也不可過小,像素過小會造成模糊不清。如果您的原始檔案比A4還小,建議寬度可以更小不需要1024那麼高。

至於是1654還是1024要看您的原始檔案,一般來說若原始檔案很清楚1024就可以,若原始檔案本身就不清晰,才需要可提高掃瞄像素至1654。

您可以先試一份預覽列印看一下是否清楚確認清楚後再決定。


2.採用A4直式格式掃瞄
為了列印申請報名資料列印時能整齊附件格式需統一,系統無論任何附件列印時統一採用A4直式(寬210毫米*高297毫米)顯示,也就是不論您的掃瞄檔案是橫式的或是直式的,到系統後最後還是會以A4直式列印出來,所以建議您掃瞄時直接以A4直式的方向與大小去掃瞄。

按照以上說明掃瞄後上傳附件應該就不會模糊不清了。

學校特教業務調查

4-2-2 列印出來圖檔是倒立的?

如果您的附件原始檔是A4橫式的格式,通常您會橫擺著放入A4的掃描器掃瞄。
掃瞄出來就像下面這樣:

請依照圖示旋轉一下擺正再上傳,列印出來就不會是倒立的了

 

學校特教業務調查

4-2-3 系統要求附件必須是jpg格式?什麼是jpg

 JPG是一種圖片檔的格式,可以說是最普遍的圖檔格式。掃描器掃瞄完成後一般會詢問您儲存的格式,請選擇JPG格式。因為每一種掃描器的儲存畫面可能不同,若您不知道如何設定請參考掃描器的使用手冊,或詢問一下學校的電腦老師。您也可以直接上網找掃描器的公司網頁通常會有說明。

學校特教業務調查

4-3 申請進度查詢?

 

 

學校特教業務調查

4-3-1 需要補件嗎?怎麼補件?

先檢查一下是否需要補件



如果有需要補件,查閱一下收件人員給的訊息就知道要修改補充哪些資料

 



點選修改,就像送件時那樣,修改送件資料



資料都改好了以後,要點選[完成補件]系統才會記錄並通知收件人員這個申請已經補件完成了。

點選[完成補件]以後,您就無法再修改送件資料了,所以要在資料完全修改好以後才可以點選[完成補件]。




最後確認一下狀態是否從[需補件]變成[完成補件]了



 

學校特教業務調查

4-4 如何聯繫收件人員?

如果看不懂補件的錯誤訊息,建議直接在系統留言給收件人員。




學校特教業務調查

4-5 查看結果紀錄

 

 

學校特教業務調查

5. 資料交換

資料交換本系統調查資料與其他系統單位(如社會局)資料交換配合個資法之規範,需限定特別的單位IP與帳號才能查詢。要交換之單位請先查詢並提供自己單位IP,單位電腦IP可至 http://www.whatismyip.com.tw/ 查詢備註:因本項功能部分會產生csv檔,若用excel打開因為系統是utf-8中文編碼,所以excel會是亂碼。可先打開空的Excel,然後在資料->取得外部資料->從文字檔→選擇csv文件所在位置,在導入資料對話框中檔案原始格式選則UTF-8編碼。