學生服務申請
手冊使用說明

操作手冊是依據管理人員的角色功能安排章節,不同的角色請選取不同篇章進行閱讀。但承辦人建議閱讀所有篇章。

每一篇的開始是操作圖示建議必讀問與答放在小節(段落)裡,若未遇到問題可以選讀。

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1. 系統簡介

基於以下理由我們建置新的申請系統:
一、原系統有幾項問題不易徹底解決
1.資料庫過於龐大。
2.圖檔總大小過大無法開啟。
3.少數申請資料及上傳檔案有不明原因遺失現象。
4.操作流程還可精簡。
5.初評指派偶有指派操作失敗。
6.同一學生無法於同一次申請不同類型。
7.網頁頁面信息過多。
8.網頁安全性可在強化。
9.部分重複文件圖檔會被刪除。
10.系統永續性不佳。
11.系統權限設定步驟繁複。

但因系統過於龐大,不易直接在原系統徹底解決

二、電腦科技進步

電腦科技進步,可引用新技術建立更有效能的系統。

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1-1 登入網站管理區

 

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1-2 密碼查詢

忘記密碼時可以輸入Email查詢,所以在還記得密碼時,請務必確認會員Email是正確無誤的

 

 

 

 系統會寄一封信,跟您確認一下是否真的要重設密碼。

 要重設就按確認

 系統收到您的確認信,確定是您本人要改密碼後才會真的設定新密碼並把新密碼寄給您

 利用上述新密碼登入後,您可以去改網站會員資料把密碼改成您想要的比較容易記憶的密碼。

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1-3 修改密碼

 

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1-4 協助修改使用者密碼

使用者忘記密碼時建議請使用者用自己的Email查詢。
若還是無法查到,系統為保護使用者密碼,密碼有經過編碼無法查詢。請直接到系統加以修改其密碼=>到登入系統到後台管理區(使用者選單/管理員選單)/系統/尋找使用者/使用者名稱(輸入該使用者帳號)/送出/編輯/最下方密碼/再鍵入一次密碼/送出。

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1-5 新增使用者帳號

一、系統預設會建置本市所屬各教育階段學校帳號,若有以下狀況請利用會員群組功能新增會員並把該會員自動歸類到該群組。
   1.非本市所屬學校:
   例如鳳山行政區國立或私立高中職如新光高中、普門中學等。
   2.新設學校:
    例如新設立的私立幼兒園(通報網新增該帳號後系統比對然後自動建置會員,不過因為我們不會每天更新通報資料庫,所以會有中間時間差)
   3.有特殊狀況需新增會員時:   例如要建立測試的會員。
   4.若不小心誤增了使用者,只要在該會員使用者資料列按取消[啟用]即可(該會員將不再具有該群組的權限,但仍然保有一般會員資料)

 二、注意事項:
  1.若為學校單位帳號必須設為各校教育部給予的學校代碼(亦即通報網帳號),若不清楚請詢問學校或至教育部統計處查詢各校名錄。
  2.email務必填寫正確,以便將來學校修改或忘記密碼時可以自行利用Email查詢。 
  3.新增後請務必通知學校登入後填寫完整會員資料以避免將來系統使用時資料不完造成錯誤。


 

 

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2. 系統基礎結構

一、網站權限
第一層:前後台使用權限
第二層:頁面使用權限
第三層:報名項目權限

二、作業流程
1.收件階段
2.
初審階段
3.決議階段

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2-1 系統權限說明

基於資訊安全的考量,系統權限採用多層次嚴密設計。不過這些權限設定很簡易且分層負責由不同人員進行設定所以並不困難。對於申請端來說,並無權限設定問題,因為管理者與承辦單位會設定好以下相關權限。

第一層:前後台使用權限:

  系統利用人員群組權限來有區別後台管理權限與前台使用權限。
  擁有後台管理權限之群組可以進入後台管理區進行系統設定;擁有前台使用權限之群組只能使用前台功能。

第二層:頁面使用權限:

   上述第一層只用來分別進入前後台的權限,但第二層次利用人員群組進一步限限制了不同群組使用者瀏覽各種頁面的權限。
    不論是後台管理者或前台使用者,雖然有可以進入前後台的基本權限,但由於我們還會依照不同的頁面限制其細部瀏覽功能。所以不同群組使用者也只能使用特定頁面,也就是同樣是擁有後台管理權限之群組,因為其所屬之群組不同,可瀏覽的後台頁面也不同。    

 

第三層:報名項目權限:

 上述兩層次都是依照使用者所屬群組來劃分,而第三層則是以個別帳號(使用者)來區別。
     由於不同的報名項目管理者與使用者可能不同,所以不同的報名項目需設定不同的使用者權限。不同的申請項目以下權限都可以設定不同的使用者。
 

一、網站管理權限
       網站管理人員擁有設定其他人員權限之功能。
       一般是由網站管理人員先建立本次申請項目以及其業務承辦人,然後由承辦人去詳細設定本次申請項目及工作人員。

   

二、業務承辦權限:

      業務承辦人員擁有系統設定之權限
      系統設定主要在建立系統的基礎功能,每次報名工作開始 一定要先設定系統。包括何時開放報名、何時截止報名、何時開始(網路)收件、何時截止(網路)收件、開放哪些申請類型、不同類型可否重複報名。另外每一種報名的附件若有變更也需重新設定。還有哪些人員在系統上有哪些權限若有更動也可重新設定,例如設定收件人員、初審人員、評審委員等。

三、工作人員權限

工作人員包括:
1.
收件人員:收件人員主要工作是用來檢查報名文件是否齊備,但通常不檢查資料內容是否正確。例如鑑定證明是否有上傳等。
2.初審人員:初審人員主要工作是用來檢查報名資料內容是否正確。例如智力測驗的分數計算是否正確,報名單位所輸入成績是否與紙本相符等。
3.列印人員:擁有此功能之帳號才能列印安置證明
4.記錄人員:
主要是輸入報名安置結果的紀錄功能。

四、審核委員權限正式會議審核委員。

五、申請單位權限申請單位可申請與修改申請資料。

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2-2 申請流程說明

※系統流程進度名稱: 
1.收件階段A1=>完成送件,A2=>已收件,A3=>需補件,A4=>完成補件,A5=>已退件
2.初審階段B1=>已初審,B2=>需補正,B3=>完成補正
3.決議階段C1=>已通過,C2=>不通過,C3=>無決議

 

 

 

收件階段一般用來初步檢視送件內容是否齊全使用,其中
A1=>完成送件:送件單位剛完成送件
A2=>已收件:收件人員註記,資料齊全收下
A3=>需補件:收件人員註記,資料不齊需補充文件
A4=>完成補件:送件單位註記資料補齊了
A5=>已退件:收件人員註記,送件資格不符予以退件

初審階段一般用來檢視審查文件細部內容用
B1=>已初審:審查人員註記, 資料內容正確或符合B2=>需補正: 審查人員註記, 資料內容有誤需補正B3=>完成補正: 送件單位註記資料已經完成補正

決議階段:一般進行決議記錄使用
C1=>已通過:決議給予通過
C2=>不通過: 決議不予通過
C3=>無決議:無法決議

 ※管理端作業流程:
1.收件(含需補件或退件)
2.
初審(含需補正)
3.決議(含通過、不通過或無決議)

 

 


雖然系統有以上流程功能,但系統可設定不一定要依序跑完所有流程,可從收件然後直接決議(安置) 。也可以在初審階段進行決議 (安置) 。若在收件與初審階段就進行決議學校端可以申請覆議(決議)。也就是簡單的申請案可以設定只有一個步驟(在收件就同時完成決議)就完成審議,複雜的申請案可以設定經過多道的關卡(收件、補件、初審、補正、覆議、決議)才完成決議,請參見[報名設定]之說明。

 

說明:
1.送件文件不齊需補充文件簡稱為[補件],初審資料內容有錯誤需補充或修正資料簡稱為[補正](沿用高市鑑輔會歷史名詞)。
2.
其中[]字眼是針對申請報名單位必須但尚未完成的工作,[完成]字眼是針對學校必須申請報名單位已經完成的工作。[]字眼是審查單位已經完成的作業。

 

 

 

 

 

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2-2-1 可以只進行收件就完成流程嗎?


可以,請到後台=>[申請(報名)設定]/[開放收件輸入決議]/是
如果該申請案很簡單,您可以在收件時就直接輸入決議不必進行後續其他流程。
(詳細請參考本手冊[報名設定]之說明)

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2-2-2 可以讓初審人員直接輸入決議嗎?

可以,請到後台=>[申請(報名)設定]/[開放初審輸入決議]/是
如果該申請案不必召開正式會議,您可以在初審時就開放直接輸入決議不必進行後續其他流程。
(詳細請參考本手冊[報名設定]之說明)

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2-2-3 可以不輸入初審結果就開放覆議嗎?

可以,當然實際上您可能需要搭配公文或通傳讓申請單位知道初審結果,申請單位看到公文知道結果後才能考量是否上網申請覆議。所以您不一定要在系統輸入初審結果,您可以全部開放覆議,由申請單位自己去勾選要覆議的申請案。
請至後台[報名設定]/[更多設定]:

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2-2-4 正式會議可以只顯示本月的申請案嗎?

可以,您可以自行決定任何時間區間,一年、一個月,一週,甚至一天一小時。
請至後台[報名設定]/[更多設定]:


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2-2-5 收件與初審有何差別?

 

收件初審的主要差別在於初審需要由專業人員來進行。例如鑑輔會使用本系統,初審人員就需由有受過訓練的心評人員才能進行。說明如下:

1.工作人員背景不同:收件初審操作很類似,但是預設收件是檢查申請文件是否齊備(例如醫院診斷證明是否有上傳),不需要專業人員就可進行收件審預設是檢查文件內容是否正確(例如魏氏量表原始分數是否正確轉換為量表分數)。所以初審需要對該申請業務資料熟悉之專業人員才能進行

2.系統設定繁簡不同:其次是由於牽涉到專業人員,所以不同申請類型的申請案可能需要指派給不同的專業人員才能進行,所以初審需要進行派案,而收件不需進行派案只要進行簡單收件人員設定即可。
 

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2-2-6 一定要收件嗎?

不一定,系統上所有流程承辦單位可自行決定是否使用。若是實質上不使用,形式上可以簡單略過:

如果不需要收件,可以使用批次作業將所有申請案一次全部收件。請參考批次作業功能相關說明。

相反地若只是利用系統來收件,也可以只請學校進行送件,不進行其他流程,
不過若是如此,就無法利用系統部分的統計數據以及資料查詢功能,當然其他如結果證明、准考證等列印等也可能無法使用。所以建議盡可能跑完所有流程,真有要略過的流程也使用批次功能加以完成。

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2-2-7 一定要初審嗎?

 

 不一定,系統上所有流程承辦單位可自行決定是否使用。若是實質上不使用,形式上可以簡單略過:

如果不需要初審,可以使用批次初審功能將所有申請案一次全部初審通過。
甚至不需要正式審查,可以使用批次審查功能將所有申請案一次全部審查通過。

若只是利用系統來收件,也可以只請學校進行送件,不進行初審等其他流程。
不過若是如此,就無法利用系統部分的統計數據以及資料查詢功能,當然其他如結果證明、准考證等列印等也可能無法使用。所以建議盡可能跑完所有流程,真有要略過的流程也使用批次功能加以完成。

 

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3. 網站管理人員權限

1.群組權限設定
權限設定功能並非針對單一申請項目,而是在設定整個系統不同的會員群組(系統核心功能,可以將不同帳號分組)所擁有的系統權限。
2.承辦人員設定:
依據教育局之組織執掌設定該業務之業務承辦人員。
3.附件設定:
附件是除了報名表之外所要報名時要上傳系統的電子檔設定。通常同一報名類型所需要的附件並不會變動太太,例如100年十二年安置與101年十二年安置所需附件通常變異不大,因此附件設定並非針對單一申請做設定,而是永久性的設定;另外考量單一附件的啟用與不啟用影響所有報名者,所以不開放給單一次承辦單位。

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3-1 頁面權限設定

     頁面權限設定在設定整個網站系統各種頁面資料是否開放給該群組會員瀏覽修改等權限。
     因為不同申請項目的承辦人員有所不同,所以不適宜開放給單一申請項目的承辦人員去設定,所以這項功能通常開放給網站管理人員。

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3-2 承辦設定

承辦人員擁有該申請項目的所有設定權限,所以要謹慎設定承辦人員時。

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3-3 附件設定

 附件設定用來設定不同申請類型所需要的附件。因為系統除了申請(報名)表之外,其他的申請資料皆採用掃瞄上傳附件的方式。 所以需要設定不同申請類型所需要的各種附件名稱。說明如下:

一、附件種類:

附件分個人與團體兩種類型:個人附件是每件申請案都必須分別上傳的附件,例如個人施測紀錄。團體附件則是整個送件單位只需上傳一份,例如團體名冊。
備註:報名項目設定若採用[複製]的方式產生會連同該團體名冊一併複製。

 

注意事項:系統預設就已經有團體名冊上傳的位置了,所以團體名冊不需增加設定。只要設定除團體名冊以外的團體附件即可。

 

二、設定方式

1.附件上傳的方式讓系統很有彈性,相關專家及專業人員可以依專業決定增減申請項目所需繳交的申請文件數量,卻不需要去更動系統設計。

2.該報名類型附件設定完畢後如果下次同要類型之報名除非有更動附件之名稱與格式,否則不需重新設定。

3.附件格式不限制,設定請參考以下說明。但需注意網頁只能呈現表單文字內容以及圖片。學校在列印或瀏覽報名表件(PDF格式)時若附件為圖檔系統可以將報名表單內容與圖檔整合在一起成為一份完整的報名表件,但若附件採用非圖檔格式如doc(Word)或xls(Excel)等,系統在列印或瀏覽時只能以連結的方式呈現附件。所以將來收件、初審以及正式審查人員都需要不斷開啟關閉WORD或EXCEL等文書程式(例如該生總共上傳了30份WORD檔附件,那麼單就該生就需開啟並關閉30次WORD檔案。基於上述理由當附件數量非常少,才適合開放上傳非圖檔格式。

4.附件分個人與團體兩種類型:個人附件是每件申請案都必須分別上傳的附件,例如個人紀錄。團體附件則是整個送件單位只需上傳一份,例如團體名冊。


  特別注意!附件設定一定要在開放申請(報名)前正確設定完畢。如果報名後修改附件,那麼修改前已經上傳的附件將受影響。
        
欄位說明如下:
1.排序:因為附件可能不止一種,排序決定二種以上附件出現順序。
2群組:若有群組(譬如二選一、三選一)之文件需設定,同一申請類型之全組名稱不可相同。若沒有群組,不可以設定。

3.
名稱:自訂,啟用後除非是同一附件才可更名。例如鑑定證明更名為鑑輔會證明文件。但不可因為要新增身障手冊附件就直接將鑑定證明更名為身障手冊。正確方式建議是先取消鑑定證明之啟用,再另行新增一筆新的名稱為身障手冊的附件。

4.
格式:採用附檔名,例如若填入jpg(小寫即可代表大小寫都適用),則該附件僅允許上傳.jpg或.JPG格式的檔案。若同時准許上傳jpg與png格式的檔案需填入jpg|png也就是在格式間用|分隔。請注意,若該項申請需列印(系統預設採用pdf格式),只准許使用jpg格式。若開放其他格式,下載列印申請文件時無法正確顯示圖檔,但可以正確瀏覽。
5.啟用:若之前同一類型的申請項目原來規定的上傳附件已經變更,系統僅允許取消啟用,不允許刪除。因為若刪除之前(例如去年的送件)已經審議過的申請將找不到歷史該附件記錄。
6.訊息:更新資料後系統會顯示是否更新成功。     
           
 
 

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4. 業務承辦權限


擁有該項申請業務承辦權限之人員可進行系統設定,包括以下幾種設定:

1.報名設定:用來設定報名類型、報名項目、申請開始日期、申請截止日期等所有開放報名的條件。設定完成學校端才能進行報名。
2.人員設定:用來設定不同作業階段所需工作人員。設定完成相關工作人員才能進行各種系統作業。
3.收件與初審派案:用來指派收件與初審人員。
4.統計數據:功能目的在統計各種數據。
5.資料查詢:可依需要進行相關資料查詢。
6.批次作業:可進行批次收件與初審。
7.會議設定:安排正式會議出席順序等。
8.報表列印:可列印各種常用報表

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4-1 申請設定

 用來設定分類、報名項目、申請開始日期、申請截止日期等所有開放報名的條件,

您可以讓申請案只有一個步驟(在收件就同時完成決議)就完成審議,也可以經過多道的關卡(收件、補件、初審、補正、覆議、決議)才完成審議,說明如下:

 

 

設定項目補充說明:

1.報名項目:報名時顯示的名稱]。

2.分類
:不同的申請項目可以設定同樣的分類,分類的作用是同樣的分類不允許重複報名。 目前分類的類型有學前鑑定安置、國小鑑定安置、國中鑑定安置、國民教育鑑定安置、國中以下鑑定安置、高中鑑定安置、高職鑑定安置、高中職鑑定安置、大專鑑定安置。例如100學年度特殊學校高職部以及100學年度高中職特教班十二年就學安置,可以同時設定分類為[100學年度高職鑑定安置]。這樣設定後因為已經申請過[100學年度高職鑑定安置]者就無法再申請同樣是[100學年度高職鑑定安置]的分類申請項目,所以就等於申請過100學年度特殊學校高職部者就無法再申請100學年度高中職特教班十二年就學安置。
       這個項目主要是用來應付部分申請項目不允許重複申請所設計,如果該申請不允許與同類型申請重複申請,[允許同分類重複申請報名]請勾選[否]。

3.申請類型:決定開放哪些申請類型,不同類型所需繳交的報名資料會不同。

4.開放群組:決定哪些群組才能申請。例如只開放給國中,國小就無法申請。

5.日期設定:決定不同報名期程開始與結束日期。例如報名日期結束就無法再報名。

6.開放收件輸入決議:選[是],則於收件頁面可同時輸入安置決議,一般情形請維持預設值[]

7.開放初審輸入決議:選[是],則於初審頁面可同時輸入安置決議,一般情形請維持預設值[]

8.開放提出覆議:選[是],則於初審後申請單位可提出覆議,選[否]則無覆議功能。此需搭配7.開放初審輸入決議選[是]以及9.[覆議日期]

 

 


選項:點選[更多設定]如下圖,會顯示非必要的項目,但在某申請項目可能是必須的。 

 


9.覆議日期:開放提出覆議的時間區間(搭配8.開放提出覆議:選[是])。

10.決議日期:審查委員以及紀錄人員可瀏覽送件內容的日期。

11.開放決議內容:是否開放申請單位查閱決議內容。

12.開放報到註記:是否開放[安置單位]上網註記報到情形。

13.需上傳團體名冊?:選[是],系統才會檢查申請單位是否有上傳團體名冊。申請單位也才能上傳團體名冊。

14.團體名冊分申請類型:選[否],則會採用系統預設的團體名冊(也就是開項申請不分申請類型都採用同樣格式的團體名冊,選[是],則同樣的申請因申請類型不同會有不同團體名冊。

15.檢查[選傳]的附件?:系統原來在申請時會自動檢查該申請之附件是否齊全,若選「否」則系統只會檢查必傳的附件,不會檢查選傳的附件。

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4-1-1 如何開放覆議功能?

     要開放覆議功能需檢查以下設定是否正確:
[開放收件輸入決議]或
[開放初審輸入決議]:這樣才能於收件或初審時就輸入決議。
[開放決議內容]:這樣申請單位才有辦法看到決議內容去決定是否提出覆議。當然也可以使用公文等其他管道。
[開放提出覆議]:必選[是]。
[覆議日期]:以便約束申請單位在該期限內提出覆議。

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4-1-2 如何設定要進入正式會議之申請案?

一、選擇進入決議的狀態?

系統允許您設定在任何階段的申請案進入正式會議。說明:
進入正式會議之申請預設為[初審通過、不通過、無決議]以及[申請覆議]
除[申請覆議]一定會進入正式會議外,其餘系統開放自由設定。

這樣的功能讓管理者可以自由決定申請流程是否要經過收件或初審:
例如:管理者開放完成收件就可以進入正式會議,管理者表示申請案不需經過初審就可以進入正式會議。
也就是管理者不需進行初審就可以直接安排正式會議。
例如:管理者開放送件完成就可以進入正式會議,這表示申請案只要送件就入正式會議直接討論。
 
 

二、[選擇進入決議的申請區間]

系統允許您只讓某一段申請時間區間的申請案進入正式會議。說明:
若您未設定時間區間,則該申請項目全部申請時間都會進入會議。
例如:如果您的申請項目每月會重新開放申請每月只會審查當月的新申請案,您可以於會議前設定[選擇進入決議的申請區間]為當月時間,那麼[審查作業][會議記錄]等介面只會顯示出當月的申請案。

 

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4-1-3 設定可以提出覆議之申請案

系統允許自由設定可以提出覆議之申請案,說明:
1.預設是[通過]、[不通過]與[無決議]三種進度之申請案才能申請覆議,亦即需要於收件或初審已經輸入結果之申請案才能覆議。但管理者可以自由決定哪些申請進度可以提出覆議。

2.此功能讓管理者可以在收件或初審後不必輸入結果(通常需搭配紙本公布結果),就可以請申請單位上網提出覆議。適合於人力不足以於網路輸入初審結果或收件結果時使用。

3.此項設定中之[已通過]、[不通過]與[無決議]指收件或初審時所輸入之結果,正式會議後不開放覆議。

 

 

 

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4-1-4 報名設定欄位詳細說明

 

 學校申請報名時的條件設定以及看到的畫面都與後台報名設定有關,詳細請參考: 報名設定欄位詳細說明

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4-1-5 如何控管學校端看到的決議內容畫面?


要控管學校端看到的決議內容畫面,可利用後台以下三個選項加以控制,列表說明如下:

前兩項是決定是否開放結果以及開放的時間點,最後一項是單純在設定[通過]的字樣

 

開放決議內容給申請端?

    

是否開放報名單位查閱決議內容。 有時候暫時不便開放決議內容給報名單位時可以先關閉此功能。

選擇要開放決議內容的起點時間?

   _______

如果有設定日期,日期前報名端無法看到決議內容

[通過]顯示型態

一律顯示[通過]     

收件、初審、會議通過分別顯示

因為通過有可能是收件階段通過、初審階段通過或正式會議通過。如果要讓學校端看到是在哪一階段通過可以在此設定。若選擇一律顯示[通過],則只會單純顯示[通過]字眼。
所以管理端輸入決議時需選擇適當的頁面輸入決議結果

 

 

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4-2 人員設定

可以設定的人員種類包括[收件人員]、[初審人員]與[審查委員]。

 

1.現有人員設定
    系統會自動列出網站人才資料庫相關名單,您只要勾選其中哪些人要啟用為工作人員即可。

2.非現有人員請先新增

如果該人員目前並不是我們網站人才庫中的成員,或者不歸屬於該工作人才類別。您必須先新增人才後再啟用。

 

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4-2-1 如何設定審查委員?

步驟1.先在確認審查委員有在系統委員名單內(這樣在步驟2設定會議才有辦法選到該委員的名字)
   若沒有請在該頁面最下方新增該委員資料



步驟2.設定會議時將該委員勾選入相關場次(這樣該委員才有瀏覽該場次的權限,沒有勾選的場次就沒有權限)



3.決議日期要打開(配合個資法,日期過後就不能再看。只在會議審查期間內才能瀏覽)  

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4-2-2 修改工作人員密碼與email


除了新增工作人員外您也可以利用[人員設定]的介面修改既有工作人員的密碼與email等基本資料。

主要關鍵是利用該頁面最上方的新增人員欄位並勾選[資料覆蓋]的選項,因為勾選[資料覆蓋]的選項則您設定的資料會覆蓋掉該人員舊有的會員資料。

所以如果您要修改既有工作人員密碼與email ,可以利用此介面1.重新輸入該名人員的帳號密碼等資料並2.勾選[資料覆蓋]後3.按新增即可。

備註:相對地若未勾選[資料覆蓋],則若所新增的帳號原來就已經存在,則系統會忽略您對該帳號所填寫的密碼、名稱與email等資料而保留該會員舊有的會員資料以避免
 

  

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4-3 收件與初審派案

 前置作業:
1.要如何分派?
建議先至[統計數據]瞭解相關數據,例如各校申請人數、各行政區申請人數等。瞭解這些數據就能規劃派案。
2.找不到要派案的收件或初審人員?
在派案前需先完成[人員設定]中[初審人員]或[收件人員]之設定。如果沒有設定收件或初審人員,在派案時會找不到收件或初審人員。
3.派案的選項沒有可勾選項目:
派案的選項不一定每個申請項目都會有,例如IEP審查就沒有申請班別。
4.派案後初審人查詢不到申請案:
請注意,若同一初審人不止安排到一初審分組,其條件是[交集](另如一組設定只能處理A校, 另一組又設定只能處理B種班型,這樣該人員就變成只能處理A校的B班型而已)不是[聯集],所以若原目的是要設[聯集],針對該人員請另開一組條件比較寬大的。
5. 實務上並不需要派案:
     若實務上並不需要派案 ,那麼只要新增一組派案並勾選要進行收件或初審的人員就可以了 其他欄位都不需要勾選設定。那麼該組成員就可以收件或初審所有送件資料,等同於未進行派案的情況。

 

 以下以初審派案為例:

 1.先新增派案

  2.設定條件:
   條件是交集不是聯集。如沒有勾選就是可以看全部。勾選就是限制。
(這樣的設計是方便設定,例如該員允許看學習障礙類型的全部那麼只要勾選學習障礙,其他的班別和學校與教育階段等等項目都不需要勾選,只要維持空白即可)

 
 

 派案學校已區隔三種類型,派案時可視實際需要選取

 

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4-4 批次作業

 

系統允許批次處理申請進度:

例如您可以利用批次作業進行收件作業,也可利用批次作業進行初審。

注意事項:

1.批次作業一次影響多筆資料且無法系統還原,只能自行利用批次作業來還原,所以作業前請確認要給予的狀態無誤。

2.批次作業不進行資料瀏覽,如果要進行資料瀏覽逐筆審核請至前台作業。

以下圖示是將剛送件者全部改為[收件](改為收件可以讓資料暫時鎖定 學校暫時無法再修改資料,通常是開始進行初審前須做此動作)

 



以下圖示是將初審通過者全部改為通過

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4-6 統計數據

[統計數據]功能目的在統計各種數據。說明:
1.可自訂要統計的欄位。
2.會自動加總數據。


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4-7 資料查詢

承辦人員可查詢彙整全部送件表單所有欄位資料,並可選擇所要下載的申請欄位。
1.[基本欄位]自訂查詢說明:
   您可以自行決定要顯示的欄位 (可全選) ,若預設欄位不足,可點選[更多欄位]


2.[顯示方式]說明:
  a.列印或瀏覽:列印或線上瀏覽可選擇單頁或全部。
  b.存檔:如果您選擇下載,下載的檔案格式為csv格式,採用這種格式是為了方便您
直接用Excel打開所下載的檔案進行編輯或列印。若您熟悉Access也可以用Access打開此種格式檔案,不過用Excel會比較快。



建議:

   若您熟悉Excel或Access,建議利用[全選]選擇所有欄位(包括更多欄位)下載所有欄位之檔案後,自行利用Excel或Access作編輯分析統計。
  若您不熟悉Excel也沒有使用Access,可直接線上選擇適當欄位瀏覽無誤後再下載或列印即可。

3.[更多欄位]查詢下載說明:

依照申請項目還有專屬更多欄位可供選擇:



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4-7-1 如何查詢送件資料編碼?


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4-7-2 如何查詢提出覆議時間?


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4-7-3 如何查詢學校申請人聯絡資料

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4-7-4 查詢安排進入會議各單位送件學生名單

 請注意:
1.名單與[申請設定]裡面[
選擇要進入決議的狀態]所勾選的狀態有關。
例如[
選擇要進入決議的狀態]只勾選[無決議]則只有該校無決議學生會顯示。
2.建議[會議排序]選項必選以方便下載檔案後依照會議排序進行名單的排序。


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4-7-5 查詢上學期該校核定時數(教師助理員)與申請人數

 

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4-8 會議設定

1. 請依會議順序填上出席順序阿拉伯數字即可。

 2.畫面雖然分為他組已排時程學校、本組已排時程學校、尚未安排時程學校三大類以方便辨識出尚未安排時程學校。

但他組已排時程學校仍可以重複排入本組,只需在他組已排時程學校前方空格欄位填入出席順序數字即可。

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4-9 報表列印

常用報表可直接點選[報表列印]功能

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4-9-1 如何列印[申請覆議]名單

 

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4-9-2 如何查詢參與會議學校聯絡資料

 

 

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4-9-3 如何列印申請覆議核定金額與學校

 

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4-9-4 報表項目說明

  查詢項目說明
  1申請統計
  2會議記錄空白表
  3清冊領取簽領表
  4簽到表
  5安置統計
  6核定金額與名單(全部)
  6-1核定金額與名單(收件階段通過)
  6-2核定金額與名單(決議階段通過)
  7申請覆議名單
  8參與會議學校聯絡資料
  9各校會議學生名單
  10參與會議學校Email彙整
  11申請覆議核定金額與名單
  12申請覆議核定金額與學校
  13核定金額與學校
  14通報網轉檔
  15清冊簽收情形
  16人數檢核回報情形
  17外聘兼任人員鐘點費印領清冊
  18外聘兼任人員鐘點費付款清單
  19外聘兼任人員服務鐘點費統計表

   17~19印領清冊下載前需先於資料匯入區下載過該月份的月報表,讓系統產生原始資料。

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4-9-5 派案資料下載

 

 

 

 

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4-10 資料修改

1.基本資料修改:允許於會議後修改申請姓名身份證字號及生日等基本資料。
   修改後該生每一次申請項目的基本資料都會一併修改。
   修改時沒有需要修改的欄位請保持與原始資料一樣即可。

2.申請資料修改:允許於會議後修改申請項目、現就讀(申請時)學校、送件學校等申請資料。

 

 

3.資料新增:可由管理端於特殊情況下代替申請端新增申請。

    新增完成後系統設定該新增案為需補件狀態,請至後台報名設定區將需補件日期區間打開並請該申請單位於補件開放期間內上線補充相關資料。
   若目前不適於開放補件,您可至收件區變更該案件的狀態至合適的狀態即可。

 

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4-11 匯入資料

系統允許匯入其他相關資料,例如可以匯入通報網個別輔導紀錄以及節次輔導紀錄後讓系統自動轉出治療師網路服務結果。

一、通報網治療師網路服務結果輸出

步驟一:先將通報網個別輔導紀錄與節次輔導紀錄下載並且開啟

請注意下載的檔案是網頁格式所以必須先開啟然後[另存新檔]存成真正的Excel格式:

 

步驟二、.將兩個檔放置在同一張Excel:可於個別輔導紀錄檔案移動個別輔導紀錄至節次輔導紀錄檔案(移動到節次輔導紀錄工作表之前,讓個別輔導紀錄位於第一工作表,節次輔導紀錄位於第二工作表)。或者用複製的等任何您方便熟悉的方式將上述兩個檔放置在同一張Excel檔案內並讓個別輔導紀錄位於第一工作表,節次輔導紀錄位於第二工作表。

 

 

步驟三.將步驟二2合1檔案上傳

步驟四.點選當月報表下載即可

 

 

 

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4-12 電子郵件

 

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4-13 交互比對

交互比對會利用系統批次大量處理特殊作業,請注意小心使用

例如 交通費可以一次匯入通過的金額

請注意匯入前通常需要先將申請案點選[通過]

 

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4-13-1 匯入金額

 

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5. 工作人員權限

工作人員包括:
1.
收件人員:收件人員主要工作是用來檢查報名文件是否齊備,但通常不檢查資料內容是否正確。例如鑑定證明是否有上傳等。
2.初審人員:初審人員主要工作是用來檢查報名資料內容是否正確。例如智力測驗的分數計算是否正確,報名單位所輸入成績是否與紙本相符等。
3.列印人員:擁有此功能之帳號才能列印安置證明
4.記錄人員:
主要是輸入報名安置結果的紀錄功能。

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5-1 收件人員

1.點選[收件作業]

 

2.選擇申請項目(必選)、申請學校(選項)、申請類科(選項)

 



3.逐筆[瀏覽]等待處理的申請案,查閱送件資料


4.可切換不同文件

 

 

可留訊息給學校

 

 

5.點選[關閉]關閉瀏覽視窗

6.回到收件頁面,依據剛剛瀏覽結果勾選適當選項

 請注意!送件資料有誤請點[補件],請勿點[收件]。因為收件表示資料已經正確無誤,系統會鎖定資料學校端無法再行修改。
而且錯誤的訊息以及收件人的聯絡資料等收件後都會移除。
 只有在[補件]狀態這些 訊息才會顯示給學校端,以避免學校端修正資料無誤後,頁面繼續呈現不需要的資訊造成誤解。

7.如果開放收件人員輸入決議(須承辦人員先至後台設定開放收件人員輸入決議),
請於[決議內容]欄位點選學生姓名輸入決議內容

 1.是否通過說明:是否通過只單純記錄會議是否同意申請案的志願期望或申請目的。
 2.決議內容:詳細記錄細節,例如交通費核定金額是多少。

 通常[不通過]或[無決議]不需再點選決議內容,分為兩階段可加速記錄。

 

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5-1-1 收件後可以還原嗎?

在收件期限內,您可以隨時變更收件結果。甚至可以還原到學校剛送件狀態。


 

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5-1-2 如何告訴學校錯誤在哪裡?

可以,您可以選擇留言、傳檔或同時兩者。

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5-1-2-1 系統會寄信通知學校申請端嗎?

1.當收件或初審人員有留言給學校按下送出留言時


2.系統會同時寄信給學校端該申請表上的教師聯絡email和承辦人email

 


3.如果該申請表並無上述這兩欄位,則會改寄給該申請單位通報網學務系統裡面學校資料頁面所登錄的[特教承辦人員EMAIL]

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5-1-3 學校看不到您的收件留言?

只有在[需補件]的狀態才會看到您的收件留言。

如果您已經給予[已收件]進度,表示資料已經不需修改,學校就看不到您的收件留言了。

系統這樣設計是為了避免收件人員在學校已經補件完成且收件人員已經給予[已收件]的狀態,但卻忘了刪除原先的收件留言。而且因為在[已收件]的狀態下,學校端也無法針對您的留言進行資料修改,保留該訊息徒增困擾。

所以若學校反應看不到您的收件留言,請先檢查您給予的進度是否是[需補件]。

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5-1-4 查看學校的回覆留言?

學校也可能留言給收件人員,要查閱學校的留言,請點選[學校留言]

 

 

再點選一次[學校留言],留言就會隱藏

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5-1-5 看不到附件選單?

當您點入學生基本資料時,剛開始可能會看不到附件選單。

可能是因為該生的附件圖檔太多,還沒有載入完畢

建議您先看報名表,因為報名表應該會馬上出現,等您看完報名表,

附件選單和附件圖檔應該都已經顯示囉!

 

載入完畢就會顯示選單

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5-1-6 學校反應無法補件?

學校只有在剛送件或者是資料有錯誤時才能修改資料。詳細說明:

是否可以修改申請資料,要看在哪一個申請進度階段。只有在[需補件] 情況,學校才能修改申請資料。[已收件]沒有錯誤的情況下,學校不能修改申請資料。


在不能修改資料的階段若學校自行發現資料需補充修改,請將進度改為[需補]狀態。

 

 

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5-1-7 查詢送件單位聯絡資料?

 

 若預設資料不足 可請學校修改會員資料將額外資訊填寫於[額外的資訊]

 

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5-1-8 可以列印個別檔案嗎?

 

 

 

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5-1-9 查詢個人收件記錄


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5-1-10 如何檢查收件是否全部完成嗎?

 

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5-1-11 [團體報名名冊]在哪裡?

團體報名名冊在每位學生附件資料的最後。(學校只傳一次,但您在該校所有學生送件資料裡都可以看到團體報名名冊)

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5-1-12 如何通知申請單位收件人個人聯絡資料?

登入後可編輯帳號修改預設密碼等會員資料



收件人並不需要在每件申請案上留下個人聯絡資料給申請單位,原因是因為收件人個人會員資料中電話相關欄位以及額外資訊欄位內容會在適當時機(例如當給予該申請案[需補件]或[需補正]狀態時)會顯示給申請單位,申請單位在必要時就可以依照這些資訊聯繫您。

詳情請參考:

 




 

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5-1-13 收件決議

注意!一般情形收件人員無法輸入決議。承辦人需先於[報名設定]開放收件頁面同時輸入決議功能,收件頁面才能輸入決議。 一、先點選[資料審查]: 二、再點選[收件作業]: .輸入決議內容(以申請教師助理員為例,不同申請業務,決議內容畫面不同)

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5-2 初審人員

 

1.點選[初審作業]

 

 2.選擇[申請項目](必選)、[申請學校](選項)、[申請類科](選項)

 

 

3.點選[瀏覽]

 

4.於跳出的視窗中瀏覽不同表件,若有錯誤可留言或傳檔案給學校

 

 

 
5.點選右下角X或任何空白地方關閉瀏覽視窗

 

 

 

  6.回到收件頁面,依據剛剛瀏覽結果勾選適當選項

 

 7.如果開放初審人員輸入決議,請點選決議內容欄位輸入決議

 1.是否通過說明:是否通過只單純記錄會議是否同意申請案的志願期望或申請目的。
 2.決議內容:詳細記錄細節,例如交通費核定金額是多少。

 通常[不通過]或[無決議]不需再點選決議內容,分為兩階段可加速記錄。

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5-2-1 找不到要初審的申請案?

要進入初審階段之申請案的進度至少必須是[已收件],
尚未被收件的申請案無法進入初審階段介面。

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5-2-2 找不到要初審的學校?

找不到要初審的學校?

可能是派案對象沒有該校,請承辦人到[初審派案]重新派案該校給該初審人員。

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5-2-3 可以傳檔給學校嗎?

可以,您可以選擇留言、傳檔或同時兩者。

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5-2-4 學校反應無法補正?

學校只有在剛送件或者是資料有錯誤時才能修改資料。詳細說明:

是否可以修改申請資料,要看在哪一個申請進度階段。只有在[需補件] 情況,學校才能修改申請資料。[已收件]沒有錯誤的情況下,學校不能修改申請資料。


在不能修改資料的階段若學校自行發現資料需補充修改,請將進度改為[需補]狀態。

 

 

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5-2-5 初審決議

注意!一般情形初審人員無法輸入決議。承辦人需先於[報名設定]開放初審頁面同時輸入決議功能,初審頁面才能輸入決議。
請注意:初審決議的結果等同於會議決議(正式審查),使用此功能前請先確認該項業務要使用該功能。

 

一、點選[初審作業]:


1.[選項]可利用進階搜尋找到申請案

 

2.依序選擇決議選項

3.點選姓名

4.輸入決議內容(以申請教師助理員為例,不同申請業務,決議內容畫面不同。有些項目由系統輸入結果,不須輸入決議內容)

 

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5-3 檢查人員

 檢查作業功能主要分兩種:

1.檢視資料是否存在:例如綜合評估報告
2.紀錄資料是否正確:例如檢查成績或志願
3.測試系統:檢查人員該申請項目不受申請時間限制
                   (特殊狀況可以用來開放特定單位於申請時間外自行提出申請 )
 
檢查綜合評估報告是否存在:



檢查成績或志願請依序點選步驟1~步驟5

 

 


狀態選項說明:
1.正確無誤:若學校原還所填數據正確請勾選[正確無誤]
2.已經更正:若學校原來所填數據錯誤,請先請依據學校所繳交之紙本更正數據後勾選[已經更正]。
3.尚未檢查:若原來已經檢查,因故需取消檢查,請勾選[尚未檢查]以還原至尚未檢查狀態。

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5-3-1 狀態欄位說明

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5-4 列印人員

  

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5-4-1 列印選項說明


  1.選擇本場次出席學校:本場次出席學校(依出席學校順序排列)。
 2.選擇初審通過學校:初審已經通過但並未安排出席正式會議學校。
 3.選擇安置情形一學校:本次未送件,但他校送件安置於該校(安置情形一)
 4.選擇安置情形二學校:本次未送件,但他校送件安置於該校(安置情形二)(通常是安置該校巡迴輔導班)。

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5-4-2 調整信封列印邊界

 

 您可以依照紙張大小自行調製信封列印邊界,如果沒有設定邊界,代表邊界是0

 



以下是設定左邊界60公釐,上邊界70公釐後的效果。請注意填寫邊界數值後需按[完成設定開始搜尋]。

 

您可以依照紙張大小自行調製信封列印邊界,如果沒有設定邊界,代表邊界是0

 

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5-4-3 罕見字無法列印

一、若使用Adobe Reader
http://get.adobe.com/tw/reader/ 但罕見字卻無法列印,
可以改下載安裝使用 Foxit Reader 
http://www.foxitsoftware.tw/ 

二、如果還是無法解決請在要列印的電腦安裝全字庫 

  這是因為您的電腦要顯示某個字,首要條件就是您的電腦必須有該字型。

但是一電腦沒有該字型,請先下載行政院主計處電子處理資料中心建置全字庫。

1.下載安裝全字庫軟體包

2.查詢該罕見字的編碼(請問學校該字發音,再利用注音查詢)

因為電腦需要知道您要輸入那個罕見字,所以需要輸入統一的編碼(全字庫支援電腦內建各種輸入法,建議使用ㄅ半[中文繁體-注音])

 

除了安裝該字型外請把該字型檔案email至網站管理員(操作手冊上有email),以便將來清冊列印時可以正確顯示。

3.登出後重新登入您的個人電腦

4.顯示該字型

經由上述步驟您的電腦就可以顯示該字型了 

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5-5 記錄人員

 

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5-5-1 核發對象說明

   說明:所謂全班是指申請表內的[班級]欄位相同者

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5-5-2 交通費修改核發金額或註記

 

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6. 審查委員權限

  

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6-1 看不見附件選單?

當您點入學生基本資料時,剛開始可能會看不到附件選單。

可能是因為該生的附件圖檔太多,還沒有載入完畢

建議您先看報名表,因為報名表應該會馬上出現,等您看完報名表,

附件選單和附件圖檔應該都已經顯示囉!

 

載入完畢就會顯示選單

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6-2 查閱[上一次送件資料]



 

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7. 資料查詢人員權限

資料查詢分為兩種:1.簡單結果查詢(不需申請) 2.完整送件資料查詢(需申請)

1.簡單結果查詢:
簡單結果查詢功能已開放全部同仁查詢,同仁可查詢某生是否有申請以及其申請結果.

2.完整送件資料查詢
點選列表中的[送件資料]欄位學生姓名可查詢完整送件資料,惟內容涉及學生個人基本資料為個資法保護範圍。若有需求請洽詢該業務權責單位例如鑑輔會承辦人至後台[人員設定]區將您設定為[查詢人員]方能查閱,未完成設定者無法查閱
查閱學生個資,會有查詢紀錄

[我的查詢記錄]內容

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8. 個人資料保護說明

系統上傳之資料,雖有防火牆保護,但以下相關人員皆可瀏覽:
1.學校教師:特教承辦人可線上查詢學校所屬個案資料,無期限。
2.收件人員:收件人員於收件期間內可查詢被指派之個案資料。
3.初評人員:初評人員於初評時間內可瀏覽被指派之個案資料。
4.鑑輔委員:鑑輔委員於鑑輔時間內可瀏覽被指派之個案。
5.與會家長:會議現場單槍投影時現場家長可瀏覽。


個人資料保護法的前身是《電腦處理個人資料保護法》,原來立意約束電腦處理與利用上保障民眾個人資料。擴大為《個資法》後只要有蒐集或保管他人之個人資訊(直接或間接讓他人知道『你是誰』的資料)都受到《個資法》的規範。為避免發生違背個資法之爭議或事件,含有太多個人識別之資料如戶籍謄本不建議上傳系統。
建議承辦人進行相關設定前需本於維護學生資料安全的立場仔細考量,若關於證明文件上傳之要求與《個資法》是否違背有疑義者,宜經單位主管同意後再進行設定

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9. 系統修改之限制

為了增進e化效率,非常歡迎提出系統修改意見,但部分建議可能無法採納,原因如下:

1.特例事件:系統修改建議有的適用各種申請項目,例如搜尋選項增列學校所屬行政區。但有的建議僅屬於某一特定申請項目,例如建議讓系統判斷教師助理員申請舊案需繳交期末評量,但新案不需繳交。這些修改在技術上可能不困難,但不斷累積特例事件會讓系統日漸複雜而拖累系統執行效能,也可能造成系統發生錯誤或造成將來程式維護困難(本市鑑定系統第一版就是因此產生無法克服錯誤而停用,所以於100年學年度改而開發使用第二版,而目前第二版學校端自動偵錯功能也因為增加了太細緻的功能,以致於在送件學校太多時系統運算太複雜常當機,有時候只好停用偵錯功能)。

 

2.跨系統或跨申請項目事件:例如要求申請系統去呈現調查系統之資料,這會造成系統內容逾越系統內容,也容易造成系統偵錯與維護發生困難。


3.申請期間:在申請期間內,若牽涉到已經填寫之單位所填內容欄位之修改,可能無法修改,除非要求已經填寫之單位重新填寫。

   針對上述事件可採取替代方案:

1.從設定層面處理問題:承辦人可以考慮將新舊案設定成不同申請類型。

2.加註說明等其他方式:例如讓期末評量未繳交者呈現藍色偵錯提醒訊息,或在設定該項目時加註(新案免附)等,至於跨系統資料可能需開放工作人員查詢另一系統之權限。

   另外當特例增多,也可能變成例行事件而納入系統設計。

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10. 承辦單位準備事項

 e化是資訊單位的職責,非常歡迎同仁利用各種e化系統來增進行政效率。不過e化只是把原本紙本工作轉移到線上處理而已,原來的業務工作仍須業務單位上線處理,說明如下:   

       就像現在絕大部分的人日常都利用Email取代一般紙本信件了。但Eamil後仍然需要您自己寫信件內容,收件人等,您也仍然需要寄信、收信,電腦不會幫您撰寫信件內容
,也不可能決定您要寄給誰。如果原來信件內有附件,您必須想辦法將附件利用掃瞄等方式改成電子格式(這可能是原來紙本不需要的工作),也就是說您需要將原來的紙本作業改成在網路上進行,承辦人員或單位應該熟悉Email之操作頁面,所以不是說利用Email後就不需要作任何事了 ( 甚至於利用Email後可能發生原來紙本所不會發生的問題,例如附件無法開啟,中毒等等,您可能需事先瞭解並有心理準備)。

      e化是一樣的道理,承辦單位須熟悉e化的介面以便能和資訊人員合作去善用e化的優點例如統計與搜尋的功能讓工作更又效率。e化後工作的內容或有變更(甚至如上面Email的例子增加了其他工作,例如需進行對使用單位進行e化教育訓練,提供e化設備等)。
一般來說會e化會更便利更有效率,但事前承辦單位必須完成以下以及其他e化所無法代替的事項。
 
一、提供申請流程與申請表單內容及相關附件名稱等給系統資訊人員:

為適應網路填報,申請表內容可能需稍加修改(將來會需要統計的項目需列入申請表並給予單獨欄位,不需統計的項目則盡量用附件方式上傳)附件需區別必傳或選傳以及允許上傳之檔案格式,另外各種申請決議紀錄內容不同(例如鑑輔會需記錄安置學生安置班別,教助申請需記錄核發時數,交通補助需記錄核給金額),所以也需提供相關紀錄欄位。可以給予資訊人員電子公文草案或實施計畫,因為公文內容必定包含完整表單等相關資訊並可讓資訊人員確認公文上之網址路徑。

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表單設計建議: 
      1.需要彙整的資料一定要在彙整前上線直接填寫掃瞄的資料無法彙整)
      2.需要統計的數據必需是獨立欄位且必須是下拉選單(需提供選單完整選項)
      3.因個資法上路,表單欄位與敘述可能需納入個資法考量
  說明:
       彙整的意思是能幫您整理成Excel等資料
       統計的意思是可以計算數量例如三年級有幾位,至於為何需要下拉選單因為若用開放式欄位對電腦來說3年級不等於三年級會造成錯誤。
       個資法的問題舉例:例如要上傳的附件因為是由學校傳不是由家長傳,家長報名表可能會刪去掃瞄上傳字樣,不過也可考慮保留掃瞄上傳字樣,但文字稍微修改(例如:由學校掃瞄上傳),若覺太多字可在最後統一一次註明附件將會由學校掃瞄上傳等,這樣的概念是要讓家長事先知道繳交的資料會掃瞄上網以免爭議。
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二、上網設定以下等相關事項(詳細內容請參閱本線上手冊前面的篇章):
1.申請資格與對象:例如國小階段、或特定學校,甚至教育局等。
2.申請起迄時間:尤其部分申請有優先順序者,更需註明。結束時間一到,系統會自動關閉。

 
三、建議事項:
1.公文說明:為了減少學校因對於填報內容不瞭解而不斷電話詢問,建議承辦人在發文時將可能產生之疑問直接於公文上詳加說明加註於附件,並將該說明相關文件上傳至網站文件計畫(資料下載)區或發佈新聞公告。
2.規劃行事曆:學校之申請流程例如送件時限、補件或補正時限宜事先規劃並於公文中以提前通知學校注意配合作業。
3.安排工作人員:資訊人員之功能在提供各項業務網路申請介面而非該項業務承辦人員,所以請承辦人參閱管理手冊正確設定系統並事先安排工作人員檢視審查送件資料。您仍然必須上網檢查送件的內容是否符合您的工作目的等等,這些工作量若太大您可能需要聘請工作人員來作業。 
4.辦理教育訓練 (選項) :資訊人員之功能在開發系統供同仁使用以增進行政效率,對於系統之操作資訊人員會製作操作手冊供參考。同仁對於操作手冊若有不清楚之處資訊人員可提供諮詢,惟本市特教業務許多都已經e化,每年牽涉到本市e化系統之常態性說明會或研習場次至少50場次(鑑定安置25場+通報研習10場+十二年安置3場+學前補助10場+資優鑑定2場+評鑑系統3場)這還不包括其他曾經舉辦過或可能舉辦以及將來預定開發的系統研習,況且本市幅員甚廣,部分說明會皆不在市區舉辦往返耗時,資訊人員若參與協助教育訓練並定耽擱了系統開發、系統優化與更新、資料備份以及障礙排除與數據統計分析等正常工作。另外考量系統的操作方式與細節與各項業務本身都有很大的關係,由承辦單位在辦理業務說明會時一併進行教育訓練可以讓承辦單位深入瞭解系統並特別針對自己的業務在系統操作上所必要的調整與細節對使用單位作詳盡且適當的說明,所以教育訓練請承辦單位參閱手冊了解使用者端操作方式後自行辦理。
 
 
以上事項在系統開放後修改可能造成資料混亂,所以請於開放申請前準備並規劃妥當。如此e化作業才能真正發揮功效。 

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10-1 發佈公告訊息

承辦同仁可隨時於特殊教育資訊網發佈業務相關訊息

請參考以下圖示:


 

 

 

 

 

 

 

 

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10-1-1 如何修改新聞發佈者姓名

網頁上顯示的新聞發佈者名稱來自於您個人帳號的真實姓名,您可以考慮是否修改真實姓名。

 

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10-2 上傳文件計畫

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10-3 新聞要如何顯示於焦點新聞區?

系統預設會依照發佈新聞的時間先後擷取最新一筆新聞於焦點新聞區。
所以一般情況不需要設定焦點新聞。
但若要將之前的新聞顯示於焦點新聞區,需重新編輯該新聞並且特別將其[置頂]。
如果同樣[置頂]的新聞不只一筆,系統會擷取其中最新一筆新聞於焦點新聞區。
請注意:當該新聞不需[置頂]時請取消置頂否則該新聞會一直顯示於焦點新聞區。


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10-4 會議時網路異常問題排除

當您負責的業務會議時網路發生異常(通常是無法上網或經常斷訊時),可先進行簡易排除。

1.將網路線重新插好(包括電腦端與來源端[通常是在地板上或HUB(集線器)]網路線插入時會有一清脆響聲,且網路燈號會閃爍)。

2.若步驟1無法排除問題,請變更來源端的插孔(因為無論是HUB或地板上的網路孔都不只一個。少數網路孔有可能故障。)

3.若步驟2無法排除問題,若附近有其他網路線,可換一條網路線看看。(因為網路線有可能故障或老舊也至於訊號不佳)

4.若步驟3無法排除問題,請設定電腦的DNS 為163.28.136.10 和163.28.136.2

開始->設定->控制台->網路和撥號連線->在"區域連線"->點選"內容"->這個連線使用下列項目->點TCP/IP->內容->在慣用的DNS伺服器內填入163.28.136.22及其他DNS伺服器內填入163.28.136.23->確定->完成設定。

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11. 相關軟體

 1.安裝 Office 相容性套件
有些時候我們使用的是舊版 Office XP / Office 2003,若要開啟新版2007或2010的格式,只要安裝一個「相容性套件」就能解決了!

下載 Microsoft Office WordExcel PowerPoint 檔案格式相容性套件

官方網站:點這裡 / 下載 FileFormatConverters.exe