學生服務申請
手冊使用說明

手冊每一篇開始是操作圖示,建議必讀。至於每一篇的章節則是常見問題之解答,若未遇到問題可選看。如以下圖示:

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1. 系統簡介

本系統依照以下原則建置:
1.步驟簡易:報名步驟完全在單一頁面完成。列印與修改也統一在同一頁面。
2.流程直覺:報名流程依序完成,點選按鈕盡量直覺,不假思索。
3.自動檢核:報名資料會自動檢核避免事後修改的麻煩。
4.資料整合:系統會整合其他資料庫,減少人工資料輸入。

本系統學校端申請流程規劃:
1.送件=>2.補件 (如果文件不齊備) =>3.補正(如果文件內容不正確)

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2. 登入方式

 請先登入本站  再點選[學生服務申請]圖示(如果看不到圖示,請點選左上角[回首頁])

 

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2-1 帳號密碼說明

各校登入網站說明:
縣市合併前高雄市學校:請以本網站原帳密登入(預設為96年建站時各校通報網帳密)
縣市合併前高雄縣學校:請以通報網帳密登入(以縣市剛合併時100年1月為準)
以上密碼學校登入後可自行修改
 ,詳細說明如下:

※登入系統(網址:http://www.spec.kh.edu.tw

1.合併前高雄縣學校登入網站請用通報網帳號密碼登入
(以合併後100/1月時帳號密碼為準,若通報網密碼後來有變更過,仍需以100/1月時帳號密碼為準
不清楚通報網帳號密碼請詢問貴單位輔導處室特教通報承辦人

2.國小附設幼稚園因為屬於附設單位需以貴單位通報網帳號密碼(通常由國小部特教業務承辦人保管)登入,若學校通報承辦人不方便直接給予帳號密碼,承辦人可登入本網站後修改本網站密碼後將新密碼提供給學前部。
 

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2-1-1 會員資料怎麼修改?

登入後可編輯帳號修改預設密碼等會員資料

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2-1-2 新設校帳密申請

       系統為了和教育部通報網學校資料一致,且各校依照規定需於通報網建置帳密。所以一般新設校流程是先於教育部通報網建置帳密 ,系統於下午4點通報網開放下載縣市資料庫後 ,再由系統資訊管理人員將該校帳密直接匯入系統。

     所以請新設校或尚未建立通報網帳密之學校,先聯繫教育局通報承辦局端管理人員(教育局7995678分機3077)協助於通報網建置該校帳密,

該校在高市系統就可以使用一樣的帳密作為預設帳密登入了。

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2-2 忘記密碼怎麼查?

忘記密碼時可以輸入Email查詢,所以在還記得密碼時,請務必確認會員Email是正確無誤的

 

系統會寄一封信與您確認一下是否真的要重設密碼。

請按一下確認連結網址如下圖

 系統收到您的確認信,確定是您本人要改密碼後才會真的設定新密碼並把新密碼寄給您

 

 利用上述新密碼登入後,您可以去改網站會員資料把密碼改成您想要的比較容易記憶的密碼

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2-3 密碼正確卻無法登入?

1.請不要用您的電腦自動記憶的密碼:

帳號和密碼請都自己逐字輸入,不要使用電腦自動記憶的密碼

因為密碼是隱碼,有可能電腦記憶的密碼並不正確。所以請自己 一個字一個字輸入密碼。

2.登入後請過幾秒鐘再點按主選單:

因為登入系統後雖然畫面顯示您已經登入,但其實在其幾秒甚至前幾十秒整個網頁其實都還在跑,沒有跑完(如果您使用IE瀏覽器最下方應該會看到示網頁瀏覽進度還在進行並未完成)。

如果您馬上點選主選單,有可能電腦會無法順利記錄您已經登錄,所以會還是顯示您沒有權限。所以在登入後請等幾秒,讓系統完全跑完整個網頁。

3.瀏覽器請版本問題:
建議您可以使用Google 瀏覽器。

4.不要使用瀏覽器書籤:

有可能您電腦瀏覽器書籤所記下的網址我們目前已經不使用了,請直接輸入網址或在Google或Yahoo等直接搜尋的方式搜尋我們的網站名稱。
 

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2-4 登入後又立刻被系統登出?

步驟1.

關閉所有瀏覽器畫面,再重新打開瀏覽器後直接單獨連結至本網站重新登入,登入後請過幾秒鐘再點按主選單

因為登入系統後雖然畫面顯示您已經登入,但其實在其幾秒甚至前幾十秒整個網頁其實都還在跑,沒有跑完(如果您使用IE瀏覽器最下方應該會看到示網頁瀏覽進度還在進行並未完成)。

如果您馬上點選主選單,有可能電腦會無法順利記錄您已經登錄,所以會還是顯示您沒有權限。所以在登入後請等幾秒,讓系統完全跑完整個網頁。

如果步驟1無法解決問題,請試試步驟2

步驟2.

方法一:還原瀏覽器預設值
請點選IE/工具/網際網路選項/進階/還原成進階預設值/套用/確定

方法二:請先清除電腦的瀏覽記錄(如果方法一無效的話)
電腦瀏覽記錄有時候也會造成錯誤,請點選IE/工具/網際網路選項/瀏覽歷程記錄/刪除Temporary Internet Files和Cookies

另外您也可以考慮勾選工具/網際網路選項/瀏覽歷程記錄/結束時刪除瀏覽記錄,避免下次出現同樣問題

 步驟3.
如果上述步驟還是無法解決問題建議您安裝其他瀏覽器例如 Google Chrome

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2-5 修改密碼

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3. 廠商派案通知

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3. 申請登記

 

 

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3-1 申請表問題

報名資料分:
1.申請(報名)表區
2.附件區
以下先說明申請[上半部](報名)表區可能問題

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3-1-1 系統顯示[系統未開放貴單位申請]?

可能是您申請報名項目有誤

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3-1-2 系統顯示[重複報名]怎麼辦?


[重複報名]指的是[報名項目]或[報名類科]重複(例如高中職特教班與特殊學校高職部是報名項目重複;特殊學校綜合職能科與視障按摩科是報名類科重複)。因為有時候不同報名項目或類科依照承辦單位規定已經申請報名某一項目或類科後,不允許重複報名其他同類申請項目或類科,就可能出現錯誤訊息並中斷申請流程。若不清楚對於重複報名的規定,您應該詳閱簡章或與承辦單位聯繫。

有兩種情況可能出現 [重複報名] 訊息:

1.新增一筆申請系統發現上述重複報名情形時:
    如果有這種情形您必須檢查該生是否該報名項目承辦單位是不允許同時申請其他報名項目的。
    若發現甲生並未申請但申請時系統顯示重複並出現乙生姓名,表示乙生已經誤Key甲生身份字號,請先更正乙生申請表之身份字號後再提出甲生之申請。
   

 2.修改申請資料系統發現上述重複報名情形時:
    若您修改申請資料時變更該筆申請的申請項目,例如本來是申請特殊學校高職部變更為申請高中職特教班。當您存檔時系統會去檢查是否承辦單位允許同時申請特殊 學校高職部與高中職特教班,如果允許,系統會視為另外申請新的一筆資料。如果不允許,系統會顯示重複報名同類申請,不允許儲存,這是因為若准許直接變換申 請項目(跨申請區間),系統可能資料會發生錯亂,例如編碼或申請進度發生混亂。
     不過系統會允許直接修改申請類型(例如同樣是申請特殊學校高職部,可以從視障組變更為聽障組)


    

     當出現重複報名的錯誤時,您必須在其他報名與這項報名選擇一項報名。如果決定報名此項目,您可以先取消之前其他報名(當然必須在其他報名允許取消的期限內)。也就是說,除非承辦單位同意開放同時報名同類型的申請項目,否則要變更申請項目或類型時,需先取消報名之前的申請項目或類型。

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3-1-3 系統顯示錯誤訊息,無法存檔?

為了避免資料錯誤將來引發更多修改資料與核對資料的作業困擾,系統在您填報資料時就會幫您檢視資料是否正確。您只要依照系統提示,輸入正確資料就可以存檔了。

 

 
為了避免資料錯誤將來引發更多修改資料與核對資料的作業困擾,系統在您填報資料時就會幫您檢視資料是否正確。您只要依照系統提示,輸入正確資料就可以存檔了。

有時候系統會檢查彼此有相關的欄位,例如需勾選[未受教育],系統就不會檢查[年]和[班]。

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3-1-4 外籍學生無法輸入護照號碼?


為確保國籍學生身份證字號正確無誤,系統會進行身份證字號檢查。外籍學生會因護照不符我國身份證字號編碼規則而無法存檔,外籍學生報名時請勾選[外籍學生]。

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3-1-5 通報網學生資料可以匯入報名表嗎?

可以,但需在您尚未輸入相關欄位資料時才會匯入,如果您已經輸入了相關欄位資料,系統不會取代您已經輸入的資料。
通報網貴單位的確認學生與疑似生皆可匯入,但畢業生或其他單位學生基於
個人資料保護法 相關規定不開放匯入。
另外承辦單位不希望自動帶入的部分也不會帶入(例如特殊學校高職部承辦單位希望資格證明欄由報名者自行填寫,所以系統不會由通報網直接帶出鑑定證明的資料)

 

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3-1-6 存檔時為何顯示我沒有權限?

為避免佔線及網路安全考量,申請表填寫時間超過60分鐘內未存檔會被登出系統。建議:
1.填寫申請表前先調查好所需資料:可利用word檔先打好內容。
2.先將上半部表單的必填欄位填好後先存檔,剩下的欄位和下半部附件存檔後再補充,存檔時並會檢查是否已經上傳附件。

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3-1-7 為什麼不能隨時存檔?

為了確保送件資料完整,系統存檔時會檢查必填欄位資料是否完整,資料不完整無法存檔。但存檔時並會檢查是否已經上傳附件。您可以先將上半部表單的必填欄位填好後先存檔,剩下的欄位和下半部附件存檔後再補充。

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3-1-8 已經存檔,為何沒存成功?

 一、必填欄位未填或資料內容錯誤

有一些必填欄位若未填寫就算是按了存檔的按鈕也無法存檔,另外若填寫有被偵測出錯誤也無法順利存檔。

 

 

 

您只要依照系統提示,輸入正確資料就可以存檔了。

 

要判斷是否存檔成功很簡單,若存檔成功系統頁面會自動跑到[修改列印]。所以若您目前的頁面仍然停留在申請資料的頁面表示您並未存檔成功。 


 

二、帳號已經被系統登出

本網站自動登出時間為60分鐘 ,停留單一頁面 若沒有存檔也沒有換頁,資料填寫時間60分鐘內存檔不會被登出系統。

若您在停留在單一頁面輸入資料時間會超過60分鐘,建議:
1.先調查好所需資料:可利用word檔先打好內容再複製貼上於表單。
2.可先不傳附件:可將上半部表單的必填欄位填好後先存檔,剩下的欄位和下半部附件等存檔後再修改補充,因為存檔時並不會檢查是否已經上傳附件。

 

 

 

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3-1-9 如何輸入罕見字

您的電腦要顯示某個字,首要條件就是您的電腦必須有該字型。

但是一電腦沒有該字型,請先下載行政院主計處電子處理資料中心建置全字庫。

1.下載安裝全字庫軟體包

2.查詢該罕見字的編碼

因為電腦需要知道您要輸入那個罕見字,所以需要輸入統一的編碼(全字庫支援電腦內建各種輸入法,建議使用ㄅ半[中文繁體-注音])

 

 

 

3.登出後重新登入您的個人電腦

4.輸出該字型

經由上述步驟您的電腦已經有該字型,請打開記事本(word有時候輸入法會跑掉,所以建議使用記事本),

調整您的電腦輸入法為ㄅ半,就可以輸出該字型了。

 

5.複製貼上該字到網站(必須使用IE瀏覽器,google crome 和firefox不支援)

 

 

 

 

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3-1-10 系統可否直接帶入該生之前申請資料

系統可直接帶入該生之前申請資料,不過基於個資保護,僅能帶入各單位自己提出的申請案

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3-2 附件問題

報名資料分:
1.申請(報名)表區
2.附件區
以下說明[下半部]附件區可能問題

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3-2-1 附件總是上傳失敗?

為了所傳附件能在網路及列印中正常顯示,附件副檔名可能需為.jpg格式(依不同業務承辦規定不同,也有可能開放.doc或.pdf等各種格式)
掃瞄前請先設定您的掃描器輸出.jpg格式

如果已經輸出了才發現格式不是.jpg格式,可用小畫家打開另存新檔,存檔類型選擇JPEG(副檔名會變成.jpg或.JPG)。

如果您的電腦看不到檔案的副檔名,請照以下步驟操作便可顯示副檔名

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3-2-2 附件需核章嗎?

 有的附件規定要核章,承辦單位規定要核章的附件就必需核完章再傳。

  ※如果忘了核章就上傳要補章並重傳時, 請學校不要由網路下載列印沒有核章的圖檔去核章掃瞄上傳。 因為上傳網路的圖檔為了避免檔案過大瀏覽不易系統會自動調整解析度, 解析度都不會太大。所以若是忘了核章請學校找出原始紙本核章後再重新掃瞄上傳,這樣可能會比較清晰。
   當然如果學校原本上傳的圖檔很清晰列印出來也很清楚就沒有關係。

 

 

 

 

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3-2-3 附件可以上傳WORD或PDF檔嗎?

系統對於上傳之檔案格式並沒有限制但承辦單位基於以下理由可能只開放上傳圖檔(不同報名項目承辦單位要求可能不同,以承辦單位之規定為準):
1.資料彙整:所有資料包括報名表、所有附件將來若需彙整,若允許上傳word或PDF檔,將來整合會
有問題。
2.資料安全:word格式是可編輯格式,會有被修改的爭議。
3.瀏覽問題:收件人員、初審人員、審查委員將來瀏覽時要不斷開啟關閉WORD或PDF等文書處理器相當不便。

一、WORD格式轉成圖檔
但是您可以直接把您的WORD格式轉成圖檔,不一定需要列印後再掃瞄。網路上有很多軟體可以把WORD格式轉成圖檔可上網搜尋[PdfCreator繁體中文版
](雖然名稱為PdfCreator但轉成圖檔也可以請參考:(將文件轉成PDF的好幫手-PDFCreator)或上網搜尋[WORD轉圖檔]。

您也可以直接把您的PDF格式轉成圖檔,不一定需要列印後再掃瞄。
請上網搜尋[
上網搜尋[PDF轉圖檔]。

二、圖檔轉成WORD格式
相對地您也可以將在WORD中插入圖片,圖檔就變成WORD了!

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3-2-4 同一附件可以傳多個檔嗎?


可以

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3-2-5 附件原始檔去哪裡下載?

可至網站[文件計畫]區/相關表格區下載

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3-2-7 多功能事務機產生的檔案問題

 如果您的檔案是使用多功能事務機產生圖檔有可能會有無法上傳圖檔的問題,尤其不可以將多功能事務機產生的附檔名為.PDF或.TIF之檔案附檔名直接修改成.jpg後上傳。如果一定需使用多功能事務機需使用轉檔程式轉檔成.jpg格式。或請在您的電腦中用滑鼠點二下開啟該有問題的圖檔後重新將該圖檔存檔(通常您的電腦會使用window圖片檢視器開啟)即可上傳。

有的一般掃描器其實可以像多功能事務機一樣一次快速掃瞄多個檔案。我們建議最好還是直接使用一般掃描器掃瞄。

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3-2-8 為什麼上傳附件很慢?

如果您不在學術網路內(台灣學術網路(Taiwan Academic Network;簡稱TANet係由教育部建立,一般學校都在學術網路內,彼此傳輸速度較快),譬如您使用ADSL通常有幾種速率如下(從您的每月的繳費帳單可以查出速率)
速率        1M/64K 2M/128K        3M/384K        8M/640K
 
如果剛好您裝的是最低速率1M/64K來說:
1M是指下載速度(就是您瀏覽網頁的速度)
1M=1024K最好的時候下載速度是1024K/8=128K
64K是指上傳速度(就是您上傳資料,例如您傳圖檔給我們的速度)
64K最好的時候上傳速度是64K/8=8K(一般情形可能只有6k,如果您家裡不只一人上網,會更慢)
如果您是用相機照相像素又設很高,每個圖檔可能高達3M(3000k)
那麼以一般情況要上傳一張圖檔就需要3000/6=500秒 ,也就是需要8分鐘ㄋ
如果您一次上傳10張圖檔就需要一小時以上了!!!(這樣可能會傳到斷線或圖檔出現錯誤)
所以建議您:
1.使用掃瞄器(因為照相光線角度通常都會有問題),將寬度[像素]設定於1500~2000像素(高度視寬度讓掃描器自動地調整),通常掃出來的圖檔都在幾百k內而且還很清晰,這樣每一張圖上傳可能都在一分鐘內就可以完成。 
2.建議分批上傳,不要一次傳太多檔。

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3-2-9 可匯入上一次申請資料嗎?

 

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4. 修改列印

資料填寫完畢後請[瀏覽]所填報之資料是否正確,若有錯誤可點選[修改]進行修正)。[列印]功能選用,若該項申請承辦單位規定需進行列印時可以使用。        

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4-1 資料修改

資料填寫完畢後若有錯誤可點選[修改]進行修正。

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4-1-1 要怎麼知道送件資料是否完整?

請查看資料檢查欄:

1.紅色警示:傳未傳必須補傳。
2.藍色提醒:傳未傳請留意相關規定。

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4-1-2 為什麼不能修改資料?

 一、目前進度不允許修改資料

 1.[已收件]或 2.[已初審] 兩種資料沒有錯誤的情況下,學校不能修改申請資料。
在不能修改資料的階段若學校自行發現資料需補充修改,請聯繫收件或初審人員取消收件或將進度改為[需補件]或[需補正]狀態。

 

 

學校只有在剛送件或者是資料有錯誤時才能修改資料。詳細說明:

是否可以修改申請資料,要看在哪一個申請進度階段。只有在1.[完成送件](承辦單位還沒有收件)2.[需補件] 3.[需補正](資料有錯誤需要修改)等情況,學校才能修改申請資料。

二、目前時間不允許修改資料

送件、補件以及補正資料都有時間設定,例如送件時間已經結束,也不允許再修改送件資料。

 

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4-1-3 附件要如何更新?

 


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4-1-4 自己學校聯絡資料去哪裡改?

  

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4-2 下載列印

資料填寫完畢後可點選[列印]功能下載列印送件資料或團體名冊(彙整表),是否需列印紙本請依不同申請規定辦理。

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4-2-1 列印出來圖檔模糊不清?

可能的原因是您上傳的圖檔掃瞄時的像素太小或格式不符合系統要求。
如果附件列印出來模糊不清,建議您:

1.增加圖檔的解析度(像素)

如果您的原始檔案是A4大小,建議您掃瞄檔的像素寬度介於1024~1654之間。雖然系統不限制您上傳時檔案大小(寬高過1654像素的檔案系統會自動變更為最高寬度1654像素),但我們不建議您上傳的檔案太大,以免傳不上去。但像素也不可過小,像素過小會造成模糊不清。如果您的原始檔案比A4還小,建議寬度可以更小不需要1024那麼高。

至於是1654還是1024要看您的原始檔案,一般來說若原始檔案很清楚1024就可以,若原始檔案本身就不清晰,才需要可提高掃瞄像素至1654。

您可以先試一份預覽列印看一下是否清楚確認清楚後再決定。


2.採用A4直式格式掃瞄
為了列印申請報名資料列印時能整齊附件格式需統一,系統無論任何附件列印時統一採用A4直式(寬210毫米*高297毫米)顯示,也就是不論您的掃瞄檔案是橫式的或是直式的,到系統後最後還是會以A4直式列印出來,所以建議您掃瞄時直接以A4直式的方向與大小去掃瞄。

按照以上說明掃瞄後上傳附件應該就不會模糊不清了。

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4-2-2 列印出來圖檔是倒立的?

如果您的附件原始檔是A4橫式的格式,通常您會橫擺著放入A4的掃描器掃瞄。
掃瞄出來就像下面這樣:

請依照圖示旋轉一下擺正再上傳,列印出來就不會是倒立的了

 

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4-2-3 系統要求附件必須是jpg格式?什麼是jpg

 JPG是一種圖片檔的格式,可以說是最普遍的圖檔格式。掃描器掃瞄完成後一般會詢問您儲存的格式,請選擇JPG格式。因為每一種掃描器的儲存畫面可能不同,若您不知道如何設定請參考掃描器的使用手冊,或詢問一下學校的電腦老師。您也可以直接上網找掃描器的公司網頁通常會有說明。

 

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4-3 團體名冊(彙整表)

團體名冊(彙整表)是否上傳請依不同申請項目業務單位規定辦理
上傳步驟:
1.點選修改列印

2.點選[團體名冊(彙整表)下載]列印後核章(是否請依不同申請項目業務單位規定辦理)或補充相關資料(部分數據系統並沒有需由學校填寫)
  分[全部]和[本月]兩種不同團體名冊

3.請點選[團體名冊(彙整表)]上傳將核章或補充資料後之名冊掃瞄上傳


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4-3-1 團體報名名冊(彙整表)少了幾位

必傳附件未完整上傳前,為了避免報名資料不齊全,團體名冊暫時不會顯示該資料不齊學生



將附件補齊,就會出現該生名單。

 

另外不同類科名冊不同,所以您必須先選擇類科


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4-3-2 團體報名名冊(彙整表)無法修改

團體報名名冊(彙整表)只能下載不開放修改若名冊有少表示資料不齊 請先補齊資料後下載列印名冊後簽名掃瞄再上傳 (是否簽名與上傳請依不同業務之規定辦理)

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4-3-3 彙整表可否上傳Word檔?

團體名冊彙整表大部分的內容系統會自動產生不需填寫,團體名冊原來是用來彙整學校送件資料,但e化後系統可自動彙整各校送件資料所以管理端不會使用團體名冊來彙整資料。但若承辦單位仍規定要上傳團體名冊通常目的有二:

1.避免爭議:團體名冊通常會列出送件筆數,可避免管理端收到的件數與學校有差異時作為依據。基於此理由,若使用Word格式可能會有被修改的可能。所以系統目前提供學校直接從系統下載PDF格式團體名冊。

2.請主管核章負責:團體名冊通常是請學校承辦人列印後請單位主管核章後再掃瞄上傳,用意是讓學校主管瞭解並簽章負責。這樣一來原始文件最後會變成簽章後的紙本,所以雖然承辦單位有時不要求核章,但為求統一目前僅開放上傳圖檔。

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4-3-4 進用人員履歷表等上傳

 

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4-4 申請進度查詢?

 

 

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4-4-1 需要補件嗎?怎麼補件?

先檢查一下是否需要補件



如果有需要補件,查閱一下收件人員給的訊息就知道要修改補充哪些資料

 



點選修改,就像送件時那樣,修改送件資料



資料都改好了以後,要點選[完成補件]系統才會記錄並通知收件人員這個申請已經補件完成了。

點選[完成補件]以後,您就無法再修改送件資料了,所以要在資料完全修改好以後才可以點選[完成補件]。




最後確認一下狀態是否從[需補件]變成[完成補件]了



 

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4-4-2 誤按[完成補件]或[完成補正]怎麼取消?

 

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4-5 如何聯繫收件人員?

如果看不懂補件的錯誤訊息,建議直接在系統留言給收件人員。




 

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5. 結果查詢

 

 

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5-1 要如何申請覆議?

 

申請覆議時機:
1.承辦單位開放申請覆議
2.初審後已有決議(安置結果)

填寫覆議理由:


 

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5-2 印領清冊列印

  

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5-3 志願單位功能

各單位可以察看他校送件而申請志願為貴單位之學生名單

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6. 送件記錄查詢

可查詢跨申請項目歷次送件記錄

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7. 操作問題回報與解決

一、.申請或報名業務問題:請直接聯繫承辦單位(或特殊教育科)該業務承辦人

 聯絡方式請參閱公文或簡章

二、.系統操作發生錯誤:
 

如果有操作問題請先參考本手冊相關說明,若問題還是無法解決:

a.電話聯繫:特教資源中心行政資訊組
07-3133940或3134244#15(恕不便答覆業務性質問題)
b.E-mail聯繫:按鍵盤右上角[Print Screen]按鍵將畫面複製下來,然後開啟WORD按右鍵[貼上]將畫面存檔後稍加說明,寄至kserc2013@gmail.com

c.操作示範:
1.
安裝 TeamViewer (中文免費)  下載網站:http://www.teamviewer.com/zhTW
2.把您的ID和密碼告知中心行政資訊組
3.資訊人員會登入您的電腦進行測試((您可同時看到操作畫面)
4.重開TeamViewer或重開機後您的密碼會變更,資訊人員就無法再行登入,無資安疑慮