特教評鑑檔案

1. 系統簡介

一、系統權限
前台使用權限:學校端使用
後台使用權限:局管理端使用

二、評鑑流程
1.收件階段  2.評分階段

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1-1 系統權限說明


基於資訊安全的考量,系統權限採用多層次設計

1業務承辦權限:

      業務承辦人員擁有系統設定之權限
     
系統設定主要在建立系統的基礎功能,每次填寫資料工作開始一定要先設定系統。包括何時開放填寫資料、何時截止填寫資料、何時開始(網路)收件、何時截止(網路)收件、開放哪些評鑑類型、不同類型可否重複填寫資料。還有哪些人員在系統上有哪些權限若有更動也可重新設定,例如設定收件人員、初審人員、評審委員等。

2工作人員權限

工作人員包括:
1.
收件人員:收件人員主要工作是用來檢查填寫資料文件是否齊備,但通常不檢查資料內容是否正確。例如鑑定證明是否有上傳等。
2.初審人員:初審人員主要工作是用來檢查填寫資料資料內容是否正確。例如智力測驗的分數計算是否正確,填寫資料單位所輸入成績是否與紙本相符等。
3.列印人員:擁有此功能之帳號才能列印

3評分委員權限:正式會議審核(評分)委員。

4受評單位權限:評鑑單位可評鑑與修改評鑑資料。

 

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1-2 評鑑流程說明

※系統流程進度
 
1.收件階段A1=>完成送件,A2=>已收件,A3=>需補件,A4=>完成補件,A5=>已退件
2.評分階段已收件才能進入評分階段。

 

名詞說明:

1.[補件]:送件文件不齊需補充文件簡稱為
2.[完成補件]:受評鑑單位已經完成資料補齊。
2.[已收]:管理端看過資料無誤後將資料收下

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1-3 帳號密碼說明

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1-4 修改密碼

 

 

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2. 評鑑設定

評鑑設定決定了整個評鑑e化作業學校與局管理端的所有流程

 

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2-1 欄位詳細說明

 欄位詳細說明請點此

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2-2 特殊情形開放上傳

若有特殊情形需開放上傳:
1.短暫開放存檔
管理區/評鑑設定/評鑑送件階段/開放評鑑日期暫時打開聯絡好學校讓學校初次登錄資料(這樣系統就會有其評鑑資料了,但這時候資料都是空的)


2.設定為需補件
前台/資料審查/搜尋到這間學校將其狀態勾選為[補件]
(這樣就進入可以補資料了的狀態了,但這時候補件時間沒有開)

3.開放補件
管理區/評鑑設定/收補件階段/補件日期打開一段時間讓學校上傳資料
(補件時間打開,學校在該段時間內才能傳資料。因為沒有其他單位是補件狀態所以對其他單位沒有影響。)


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2-3 開啟或關閉委員意見給評鑑端?

   報名設定點選以下項目 即可開啟或關閉委員意見給評鑑端

開放委員意見給評鑑端?  是      

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3. 人員設定

可以設定的人員種類包括
1.[收件人員](若不收件可以不設定)
2.[審查委員]:評分委員一定要設定。
需設定完成後該人員便會有相關權限進行線上操作。

1.現有人員設定
    系統會自動列出網站人才資料庫相關名單,您只要勾選其中哪些人要啟用為工作人員即可。


2.非現有人員請先新增

  如果該人員目前並不是我們網站人才庫中的成員,或者不歸屬於該工作人才類別。您必須先新增人才後再啟用。

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4. 收件作業

先使用瀏覽查閱資料後再決定給予變更何種狀態。
各種狀態之影響請參閱其他篇章。


 

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4-1 可以不收件嗎?

可以,系統上所有流程承辦單位可自行決定是否使用。
若是決定不使用或可以略過:
1.略過:可以使用[批次作業]快速批次收件。就可以直接將資料轉到其他階段,不需要在前台逐筆收件。
2.不使用:甚至您可以不需使用上述批次收件,只要在評鑑設定裡將/決議階段/選擇要進入決議的狀態勾選[已送件],直接將全部[已送件]資料排入會議(分組)即可直接進行評分作業。

 

 

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4-2 學校自評資料下載

 

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5. 會議(分組)設定

會議(分組)設定用意將受評學校分組給不同委員去評分,這樣每個委員可以依序瀏覽自己的分組學校資料並評分。
請注意,分組有分資優和身障兩類,新增時需勾選正確的類型( 設定後評鑑委員若點選資優的組別只能瀏覽資優的資料點選身障的組別只能瀏覽身障的資料)

其他欄位說明如下:
 1.會議(分組)排序:瀏覽時會依照所設定數字依序顯示會議(分組)名稱。
 2.會議(分組)名稱:方便委員辨識自己評分的組別名稱自訂。
 3.會議時間:會議時間不會限制委員評分時間,在時間外仍然可以瀏覽評分。如果不需要開會的話隨意設定或忽略亦可。

 4.受評學校:請在學校名稱前輸入數字,輸入的數字決定了評分委員瀏覽資料時出現的順序,若實際上並無所謂現後順序也應該設定,以方便委員點選。
5.評鑑委員:勾選的委員才有權限瀏覽本組受評學校資料。

 

 

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6. 評分作業

一、評分步驟:

步驟1.登入高雄市特殊教育資訊網http://www.spec.kh.edu.tw

步驟2.請點選[特教評鑑]圖示

步驟3.選擇受評學校

步驟4.點選上方導航選單切換評鑑項目後給予評分與建議。

各項評鑑項目評分完畢請務必存檔。


為了加速委員存檔作業,本系統存檔後頁面不會重新讀取,但會顯示[存檔完成及存檔時間]表示存檔已經完成。
所以委員點按[本欄存檔]後立刻可以繼續其他指標評分作業,完全不需要等待網頁讀取或更新。

二、系統新增功能:

1.分數最大值提醒:系統會提醒分數最大值

2.評分項目限制:非您的評分項目不會顯示評分欄位,可以避免不小心誤填

 

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6-1 檔案瀏覽速度很慢

建議:

1.盡量使用有線網路。

2.盡量在學術網路內瀏覽。

3.試著使用不同電腦看看。


4.使用 IE 瀏覽器上網時,要瀏覽的檔案可能會有兩種方式開啟,一種是直接在瀏覽器開啟,另一種方式是下載到您的電腦後再開啟。如果該檔案很大,若直接在線上開啟,可能開啟的速度會很慢。

5.如果您發現線上直接開啟的速度很慢,可以先將檔案下載後再開啟。

 




不過逐筆這樣做比較麻煩,可以進行以下設定後,當您直接點選檔案時就不會直接開啟。

 (1)按下您的電腦 [ 開始 ] → [ 所有程式集 ] → [ 附屬應用程式 ] 點選 Windows 檔案總管

(2)Windows 檔案總管 的視窗中,點選功能表上的 [ 工具 ] → [ 資料夾選項 ]

(3) 點選 檔案類型

(4) 尋找 您所以瀏覽的檔案副檔名(例如WORD為DOC Microsoft Word 文件 )

 

(5) 按下進階鈕。

(6)
下載之後進行開啟確認,打勾

(7) 按下確定鈕。

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6-2 有些檔案無法打開

 
請安裝 Office
相容性套件
有些時候我們電腦安裝的是舊版 Office XP / Office 2003,若要開啟新版2007或2010的格式,只要安裝一個「相容性套件」就能解決了!

下載 Microsoft Office WordExcel PowerPoint 檔案格式相容性套件

官方網站:點這裡 / 下載 FileFormatConverters.exe

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6-3 下載的檔案瀏覽完畢請刪除

 

因為評鑑資料涉及學生個資,瀏覽時為了速度可能會下載評鑑資料到個人電腦,為了避免檔案不慎外流建議:
1.
盡量使用個人電腦瀏覽,不要使用公用電腦瀏覽評鑑資料。
2.
下載的檔案瀏覽完畢後請刪除。

通常您下載的資料位置是在您的電腦內[我的文件/Downloads ]或者是[ C:users您的名稱downloads]



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6-4 共同評分項目

共同評分項目與一般項目評分方式並無差別,只是會增加顯示平均分數供參考

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6-5 查閱評分是否完整

開始評分前系統會先顯示評分情形統計表供您參考

(國中小資賦優異類肆、課程與教學評鑑項目由兩位委員所以會有尚未評分指標數是正常現象)。

 

評分與意見列印與下載

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7. 承辦單位準備事項

 e化是資訊單位的職責,非常歡迎同仁利用各種e化系統來增進行政效率。不過e化前後部分工作仍須業務單位自行處理,說明如下:   

       就像現在絕大部分的人日常都利用Email取代一般紙本信件了。但Eamil後仍然需要您自己寫信件內容,收件人等,您也仍然需要寄信、收信,電腦不會幫您撰寫信件內容
,也不可能決定您要寄給誰。如果原來信件內有附件,您必須想辦法將附件利用掃瞄等方式改成電子格式(這可能是原來紙本不需要的工作),也就是說您需要將原來的紙本作業改成在網路上進行,承辦人員或單位應該熟悉Email之操作頁面,所以不是說利用Email後就不需要作任何事了 ( 甚至於利用Email後可能發生原來紙本所不會發生的問題,例如附件無法開啟,中毒等等,您可能需事先瞭解並有心理準備)。
      e化是一樣的道理,承辦單位須熟悉e化的介面以便能和資訊人員合作去善用e化的優點例如統計與搜尋的功能讓工作更又效率。e化後工作的內容或有變更(甚至如上面Email的例子增加了其他工作,例如需進行對使用單位進行e化教育訓練,提供e化設備等)。
一般來說會e化會更便利更有效率,但事前承辦單位必須完成以下以及其他e化所無法代替的事項。
 
一、提供申請流程與申請表單內容及相關附件名稱等給系統資訊人員:
為適應網路填報,申請表內容可能需稍加修改(將來會需要統計的項目需列入申請表並給予單獨欄位,不需統計的項目則盡量用附件方式上傳)附件需區別必傳或選傳以及允許上傳之檔案格式,另外各種申請決議紀錄內容不同(例如鑑輔會需記錄安置學生安置班別,教助申請需記錄核發時數,交通補助需記錄核給金額),所以也需提供相關紀錄欄位。可以給予資訊人員電子公文草案或實施計畫,因為公文內容必定包含完整表單等相關資訊並可讓資訊人員確認公文上之網址路徑。
  
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表單設計建議: 
      1.需要彙整的資料一定要在彙整前上線直接填寫掃瞄的資料無法彙整)
      2.需要統計的數據必需是獨立欄位且必須是下拉選單(需提供選單完整選項)
      3.因個資法上路,表單欄位與敘述可能需納入個資法考量
  說明:
       彙整的意思是能幫您整理成Excel等資料
       統計的意思是可以計算數量例如三年級有幾位,至於為何需要下拉選單因為若用開放式欄位對電腦來說3年級不等於三年級會造成錯誤。
       個資法的問題舉例:例如要上傳的附件因為是由學校傳不是由家長傳,家長報名表可能會刪去掃瞄上傳字樣,不過也可考慮保留掃瞄上傳字樣,但文字稍微修改(例如:由學校掃瞄上傳),若覺太多字可在最後統一一次註明附件將會由學校掃瞄上傳等,這樣的概念是要讓家長事先知道繳交的資料會掃瞄上網以免爭議。
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二、自行上網設定以下等相關事項(詳細內容請參閱本線上手冊前面的篇章):
1.申請資格與對象:例如國小階段、或特定學校,甚至教育局等。
2.申請起迄時間:尤其部分申請有優先順序者,更需註明。結束時間一到,系統會自動關閉。
 
 
三、建議事項:
1.公文說明:為了減少學校因對於填報內容不瞭解而不斷電話詢問,建議承辦人在發文時將可能產生之疑問直接於公文上詳加說明加註於附件,並將該說明相關文件上傳至網站文件計畫(資料下載)區或發佈新聞公告。
2.規劃行事曆:學校之申請流程例如送件時限、補件或補正時限宜事先規劃並於公文中以提前通知學校注意配合作業。
3.安排工作人員:資訊人員之功能在提供各項業務網路申請介面而非該項業務承辦人員,所以請承辦人參閱管理手冊正確設定系統並事先安排工作人員檢視審查送件資料。您仍然必須上網檢查送件的內容是否符合您的工作目的等等,這些工作量若太大您可能需要聘請工作人員來作業。 
4.辦理教育訓練:資訊人員之功能在開發系統供同仁使用以增進行政效率,對於系統之操作資訊人員會製作操作手冊供參考。同仁對於操作手冊若有不清楚之處資訊人員可提供諮詢,惟教育訓練請承辦單位參閱手冊了解使用者端操作方式後自行辦理。
 
 
以上事項在系統開放後修改可能造成資料混亂,所以請於開放申請前準備並規劃妥當。如此e化作業才能真正發揮功效。 

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8. 成績列印

 

1.評分紀錄表

2.各校總分列表

3.各校委員建議列表

 

 

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8-1 成績管理

1.系統指派評分委員時是以學校為單位而不是指評鑑項目為單位進行指派,所以可能有委員誤評了不屬於其評分的項目,這會造系統去抓取了錯誤的分數。若有此情況可以利用以下功能直接刪除錯誤的評分(紅色字體表示同一項目第二位以上評了分,需刪除其中一位委員之評分,若該類別只有藍色字體表示只有一位委員評分)。
2.請注意刪除按鈕是在分數下方,不要刪錯了位置
3.請注意紅色只是表示是第二位評分,但不一定是錯誤的評分委員所評的分數。因為有可能第一位評分的委員才是誤評,系統並不清楚哪一位才是正確委員。

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8-2 查閱委員評分是否完整

請先登入網站/後台管理/特教評鑑

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9. 成績調整

可系統化調整成績(該單位該班成績乘以一定比率)。
備註:因為評分每一項通常只到小數一位,故調後的總分與預計調整的分數會有些微差距 。

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10. 簡報檔

 評分簡報檔